Workspaces zu Enterprise Grid migrieren

Du möchtest einen Workspace in deine Enterprise Grid-Organisation integrieren? Wende dich an deine:n Account-Betreuer:in (Account Executive, AE) und lies diese Anleitung durch, um zu erfahren, wie du dich vorbereiten kannst und was dich erwartet.

Tipp: Wenn du dir nicht sicher bist, wie du deine:n AE erreichen kannst, kontaktiere uns bitte unter [e-mail], um Unterstützung bei den ersten Schritten zu erhalten.

Vor der Migration

Während du dich auf die Migration eines Workspace vorbereitest, überprüfe bitte zunächst die Mitglieder-Accounts und die Einstellungen sowie persönlichen Einstellungen des Workspace.

Accounts und Zugriff

Einstellungen und persönliche Einstellungen

Prüfe die Accounts deiner Mitglieder und überlege, welche Art von Zugriff sie in der Organisation benötigen werden. Wir empfehlen Folgendes:

• Zugang zum Konnektor gewähren
  Gib neuen Mitgliedern Zugang zum Enterprise Grid-Konnektor im Identitäts-Provider (IDP).
• E-Mail-Adressen von Mitgliedern prüfen
  Slack ordnet die Mitglieder-Accounts anhand der E-Mail-Adressen zu. Falls Leute alternative E-Mail-Adressen verwenden, können Accounts nicht zugeordnet werden und für dieselbe Person werden mehrere Accounts angelegt. Lade dir für die Prüfung der E-Mail-Adressen eine Liste im .CSV-Format von der Seite für Mitglieder herunter.
• Rollen und Berechtigungen von Mitgliedern evaluieren
  Jedes Mitglied sollte über die richtigen Zugangsberechtigungen verfügen, bevor die Migration in die Organisation erfolgt. Beachte, dass Mitglieder jeweils nur eine Rolle haben können. Berücksichtige auch Gast-Accounts. (Sollten sie auch einen Gast-Account in der Organisation erhalten?)

Nachdem du die E-Mail-Adressen der Mitglieder und deren Zugriffsebenen überprüft hast, arbeitet unser Customer Success-Team mit dir zusammen, um festzustellen, welche Einstellungen für den migrierenden Workspace am besten geeignet sind. Du musst die folgenden Schritte durchführen:

• Account-Zugriffsrechte deaktivieren
  Deaktiviere die Zugriffsrechte, um zu verhindern, dass sie den Accounts bei der Deaktivierung des Konnektors entzogen werden.
• Zugangseinstellung der Mitglieder umschalten
  Aktiviere nach Abschluss der Migration die Option zur Abmeldung aller Mitglieder. So müssen sich die Mitglieder sicher mit Einmaligem Anmelden (SSO) anmelden, um Zugang zur Organisation zu erhalten.
• Benutzerdefinierte Profilfelder verwalten
  Entscheide, was mit den benutzerdefinierten Profilfeldern passiert. Du kannst die benutzerdefinierten Felder in die Organisation migrieren, Felder migrieren, die ein entsprechendes Feld in der Organisation haben, oder dich dafür entscheiden, überhaupt keine benutzerdefinierten Felder zu migrieren.

Während der Migration

Nachfolgend findest du einen Überblick darüber, wie Organisationsinhaber Migrationen einsehen und genehmigen können und was dich erwartet, sobald die Migration läuft.

Migrationen einsehen und genehmigen

Organisationsinhaber:innen erhalten eine Benachrichtigung von Slack, sobald Datum und Uhrzeit für die Migration festgelegt wurden. Über das Administratoren-Dashboard können Organisationsinhaber anstehende Migrationen genehmigen und alle laufenden Migrationen anzeigen:

1. Klicke auf dem Desktop in der Seitenleiste auf deinen Organisationsnamen.
   
2. Bewege den Mauszeiger über Tools und Einstellungen und klicke dann auf Organisationseinstellungen.
3. Klicke auf  Workspaces.
4. Wähle Migrationen aus.
5. Hier kannst du geplante MigrationenGenehmigen oder Ablehnen bzw. Status anzeigen für Migrationen wählen, die bereits laufen.

Hinweis: Workspace-Inhaber:innen müssen auch eine Migration zu einer Grid-Organisation genehmigen. Sie erhalten eine E-Mail und Slackbot-Nachricht mit der Bitte um Genehmigung und können auf Auf Einladung antworten klicken, um loszulegen.

Was während einer Migration zu erwarten ist

• Der Workspace steht den Mitgliedern während eines Teils der Migration nicht zur Verfügung. Mitglieder können ihren Workspace nutzen, während Direktnachrichten (DMs) im Hintergrund migriert werden.
• Mitglieder erhalten kurz vor Beginn der Migration eine Nachricht, dass ihr Workspace vorübergehend nicht verfügbar sein wird.
• Geteilte Channels und die damit verbundenen Direktnachrichten sind für keine der Organisationen zugänglich. Bis zum Abschluss der Migration wird im nicht migrierenden Workspace eine Meldung angezeigt, die Mitglieder darüber informiert, dass diese Dinge vorübergehend nicht verfügbar sind.
• Bei großen Workspaces kann der Vorgang ein paar Stunden dauern. Deshalb empfehlen wir, den Mitgliedern rechtzeitig Bescheid zu geben, um Unterbrechungen zu vermeiden.
• Organisationsinhaber können den Fortschritt ihrer Migration über das Administratoren-Dashboard einsehen. (Befolge die obigen Schritte, um auf diese Infos zuzugreifen.)
• Mitglieder werden per E-Mail und Slackbot-Nachricht benachrichtigt, sobald die Migration ihres Workspace zur Organisation abgeschlossen ist.

Nach der Migration

Sobald eine Migration abgeschlossen ist, erwartet dich Folgendes:

• Nachrichtenverlauf, Dateien, Apps und Emojis
  Mitglieder erhalten Zugang zum Verlauf von Channels und Direktnachrichten (DM), zu Dateien, Apps und benutzerdefinierten Emojis. Direktnachrichten aus mehreren Workspaces werden zusammengeführt.
• Profile
  Während des Migrationsprozesses werden die Daten aus den Mitgliederprofilen, die mit einer übereinstimmenden E-Mail-Adresse verknüpft sind, zusammengeführt. Wenn mehr als ein Workspace verschoben wurde, werden standardmäßig Profildetails aus dem ersten Workspace übernommen. Mitglieder können nach der Migration bei Bedarf jederzeit ihr Profil aktualisieren.
• Workspace-Einstellungen
  Die Einstellungen und Richtlinien der Organisation überschreiben individuelle Workspace-Einstellungen. Workspace-Inhaber und -Administratoren können jedoch abhängig von ihren Berechtigungen Anpassungen an den Einstellungen ihres Workspace vornehmen. Mehr Infos zu Rollen und Berechtigungen in einer Organisation.
• Workspace-Zugriff
  Als Standardeinstellung kann jedes Mitglied der Organisation für den migrierten Workspace eine Beitrittsanfrage stellen. Organisationsinhaber können anpassen, wie Mitglieder den Workspace finden und ihm beitreten, indem sie die Einstellung für den Zugriff ändern.
• Mitgliederzugang
  Die bisherige Workspace-URL leitet Benutzer zur Anmeldeseite der Organisation weiter. Mitglieder können sich per IDP-Konnektor anmelden. Gäste können sich per SSO anmelden. Alternativ können sie sich mit ihrer E-Mail-Adresse und ihrem Passwort im Workspace anmelden.
• Workspace-Rollen
  Die Rolle der Primäre Workspace-Inhaber:in bzw. des Primären Workspace-Inhabers für alle migrierten Workspaces wird der:dem Primären Organisationsinhaber:in neu zugewiesen. Die:Der vorherige Primäre Workspace-Inhaber:in wird dann die:der Workspace-Inhaber:in.

An wen richtet sich dieser Guide?

• Organisationsinhaber
• Verfügbar im Enterprise Grid-Plan