Workflow erstellen: Einen Workflow in Slack erstellen

Workflows ermöglichen es dir, Aufgaben zu automatisieren und effizienter in Slack zu arbeiten. Standardmäßig kann jede Person mit einem kostenpflichtigen Plan Workflows mit dem Workflow-Builder erstellen. Wenn die Option nicht angezeigt wird, haben deine Inhaber:innen oder Admins die Möglichkeit zum Erstellen von Workflows möglicherweise eingeschränkt.

Neu bei Workflows? Einen Überblick darüber findest du in unserem Tutorial Was ist ein Slack-Workflow?.

Komponenten eines Workflows

Bevor du loslegst, ist es hilfreich, die Komponenten eines Workflows zu verstehen. Bei der Erstellung deines Workflows passt du jede Komponente an, um eine Aufgabe in Slack zu erledigen. 

Komponente	Definition	Beispiel
Trigger	Die Aktion, die einen Workflow startet	Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Workflow zu starten, z. B. durch Klicken auf einen Button   Workflow starten  oder durch Beitritt zu einem Channel.
Schritte	Die Aktionen, die dein Workflow ausführen soll	Ein Schritt kann eine Vielzahl von Aktionen in Slack ausführen (wie das Senden einer Nachricht oder das Hinzufügen von Personen zu einem Channel). Du kannst außerdem Connector-Schritte aus Drittanbieterdiensten hinzufügen.
Variable	Alle Informationen, die an deinen Workflow übermittelt werden und auf die in späteren Schritten des Workflows Bezug genommen werden kann	Die @-Erwähnung der Person, die den Workflow gestartet hat, kann als Variable zu einer vom Workflow gesendeten Nachricht hinzugefügt werden.
Button	Verschiebt deinen Workflow beim Anklicken zum nächsten Schritt	Wenn ein Button angeklickt wird, könnte er beispielsweise ein Formular anzeigen oder jemandem die Möglichkeit geben, eine Anfrage in einem Channel zu stellen, der von einem größeren Team beaufsichtigt wird.
Workflow-Manager:innen	Ein Mitglied deines Workspace, das berechtigt ist, einen Workflow zu bearbeiten, die Veröffentlichung aufzuheben und ihn zu löschen	Die Person, die einen Workflow erstellt, ist automatisch Workflow-Manager:in. Wenn du die Verantwortung für die Pflege deines Workflows teilen möchtest, kannst du andere als Workflow-Manager:in hinzufügen.

Schritt 1: Workflow-Builder öffnen

1. Bewege auf dem Desktop den Mauszeiger über   Mehr und wähle dann   Automatisierungen aus.
   
2. Klicke oben rechts auf   Neuer Workflow.

Schritt 2: Wähle aus, wie dein Workflow beginnt 

1. Klicke unter Workflow starten auf   Ereignis auswählen und wähle dann eine Option aus der Liste aus:
   
     Von einem Link
   Teile diesen Link in Slack, um einen Button   Workflow starten anzuzeigen, auf den man anklicken kann, um den Workflow zu starten.
   
       Nach einem Zeitplan
   Gib ein Datum, eine Uhrzeit und einen Zeitplan für deinen Workflow an. Startet automatisch basierend auf dem von dir festgelegten Zeitplan.
   
       Wenn eine Emoji-Reaktion verwendet wird
   Gib ein Emoji und einen Channel an. Wenn jemand eine Emoji-Reaktion im Channel verwendet, wird dein Workflow gestartet.
   
       Wenn eine Person einem Channel beitritt
   Gib einen Channel an. Wenn jemand dem Channel beitritt, wird der Workflow gestartet.
   
       Wenn ein Listenelement aktualisiert wird
   Wähle eine Liste aus. Wenn ein Element in der Liste aktualisiert wird, wird dein Workflow gestartet. Klicke auf Feld hinzufügen, um den Workflow zu starten, wenn es Änderungen an einem bestimmten Feld gibt.
   
       Von einem Webhook
   Konfiguriere externe Ereignisse, um deinen Workflow zu starten.
2. Befolge die Anweisungen und klicke dann auf Weiter. 

Hinweis: Workflows, die mit einem Link starten, können nur von Slack aus gestartet werden. Wenn du den Link außerhalb von Slack anklickst, wird es nicht funktionieren.

Schritt 3: Schritte zu deinem Workflow hinzufügen

Sobald du entschieden hast, wie dein Workflow starten soll, erledigen die Schritte, die du hinzufügst, die Aufgabe, die du automatisieren möchtest. Schritte sind die Bausteine eines jeden Workflows. Sie können Aktionen innerhalb und außerhalb von Slack ausführen und werden in der von dir festgelegten Reihenfolge abgearbeitet, wenn jemand deinen Workflow startet. 

Typen von Schritten

Schritt	Beschreibung	Zielgruppe
Slack	Führt eine Slack-Aktion aus, etwa das Senden einer Nachricht oder das Hinzufügen von Personen zu einem Channel	Alle (standardmäßig)
Connector	Führt eine Aktion in einem Drittanbieterdienst aus, etwa das Hinzufügen einer Zeile zu einer Google-Tabelle oder das Erstellen eines neuen Zoom-Meetings	Alle (standardmäßig)*
Benutzerdefinierte	Speziell für deine Organisation entwickelt, um die von Entwickler:innen angegebenen Aktionen durchzuführen	App-Mitwirkende**

* Wenn die App-Genehmigung für deinen Workspace oder deine Enterprise Grid-Organisation aktiviert ist, müssen benutzerdefinierte Apps und Connectors erst genehmigt werden, bevor du sie zu Workflows hinzufügen kannst.
**Sofern auf Entwicklerseite keine anderen Berechtigungen festgelegt wurden

Schritte hinzufügen

Wenn du deinem Workflow Schritte hinzufügen möchtest, musst du entscheiden, welche Art von Schritt du verwenden möchtest, und ihn dann in der Schritt-Bibliothek suchen und auswählen.

1. Suche nach einem Schritt oder wähle einen aus der Liste aus.
2. Befolge die Anweisungen, um den Schritt zu konfigurieren, und klicke dann auf Speichern.

Je nach den Einstellungen deines Workspace oder deiner Enterprise Grid-Organisation musst du möglicherweise Zugriff auf die Connectors oder eine zusätzliche Konfiguration für die Connectors anfordern, damit du diese entsprechenden Schritte in einen Workflow einfügen kannst. Wenn du einen Connector-Schritt hinzufügst, musst du einen Account bei diesem Drittanbieterdienst authentifizieren, bevor der Workflow den Schritt erfolgreich abschließen kann. Workflow-Ersteller:innen können wählen, ob einzelne Personen, die ihre Workflows verwenden, sich mit ihren eigenen Accounts authentifizieren oder ihre eigenen Anmeldedaten verwenden müssen.

Hinweis: Du musst du über die Posting-Berechtigungen für einen Channel verfügen, um einen Schritt so zu konfigurieren, dass er Nachrichten an diesen Channel sendet. Wenn du keine Posting-Berechtigungen hast, bitte eine:n Inhaber:in oder Administrator:in, dir diese zu erteilen.

Schritte anpassen

Bei der Einrichtung des Schritts wird die Option angezeigt, Variablen oder Buttons hinzuzufügen. Variablen ermöglichen es dem Workflow, Informationen aus früheren Schritten für künftige Schritte und Antworten zu verwenden. Über Buttons kann der Workflow den Ablauf der Schritte „anhalten“, bis der Button angeklickt wird.

Variablen

Buttons

Welche Variablen in einem Schritt zur Verfügung stehen, hängt von den vorherigen Informationen ab, die in den Workflow eingegeben wurden. Du kannst beispielsweise einen Schritt Nachricht senden zu deinem Workflow hinzufügen und die Variable Person, die diesen Workflow verwendet hat auswählen, um die empfangende Person dynamisch zu ändern, je nachdem, wer den Workflow gestartet hat.

1. Klicke in einem Schritt auf   Variable einfügen. (An manchen Stellen wird nur das   Klammern-Symbol angezeigt.)
2. Triff eine Auswahl aus der Liste der Variablen. Wenn dein Workflow ausgeführt wird, wird die Variable durch dynamische Daten ersetzt.

Wenn du einem Schritt einen Button hinzufügst, wird der Workflow erst dann fortgesetzt, wenn jemand auf den Button klickt. Du kannst über einen Button den Workflow fortsetzen, einen anderen Workflow starten oder einen Link öffnen.

1. Klicke in einem Schritt auf   Button hinzufügen.
2. Du kannst den Text, der auf dem Button angezeigt wird, bearbeiten oder die Farbe des Buttons ändern.
3. Wenn du dem Button einen Aktion zuweisen möchtest, klicke auf das Drop-down-Menü unter Verhalten.
4. Klicke auf den Umschalter neben Einzelklick, um den Button zu deaktivieren, sobald eine Person ihn angeklickt hat.
5. Wähle Erweiterte Optionen aus, um das Anklicken des Buttons auf bestimmte Personen zu beschränken oder ein Ablaufdatum festzulegen, um den Button an einem bestimmten Datum und zu einer bestimmten Uhrzeit zu deaktivieren.
6. Klicke auf Fertig und dann auf Speichern.

Schritte bearbeiten und neu anordnen

Wenn du deine Meinung änderst, kannst du die Konfiguration deiner Schritte anpassen und die Reihenfolge ändern, in der sie ausgeführt werden. 

• Wenn du einen Schritt bearbeiten möchtest, klicke auf das  Bleistiftsymbol. 
• Klicke auf den  Pfeil nach oben oder den  Pfeil nach unten oder ziehe den Schritt an eine neue Position, um ihn neu anzuordnen.

Schritt 4: Vorgang abschließen und Workflow veröffentlichen

Bevor du deinen Workflow veröffentlichen kannst, musst du noch einige letzte Handgriffe vornehmen. Du kannst deinen Workflow jederzeit bearbeiten, sobald er veröffentlicht ist, um Aktualisierungen vorzunehmen, Workflow-Manager:ionnen hinzuzufügen oder zu entfernen oder die Berechtigungen zu ändern.

Titel, Beschreibung und Symbol hinzufügen

1. Klicke auf das Symbol des Workflows oben links im Workflow-Builder.
2. Wähle einen Namen für deinen Workflow. Dieser wird angezeigt, wenn der Workflow-Link geteilt wird, der Workflow eine Nachricht in einem Channel postet, eine Direktnachricht sendet usw.
3. Füge bei Bedarf eine Beschreibung hinzu.
4. Wenn du ein benutzerdefiniertes Symbol hinzufügen möchtest, klicke auf Hochladen.

Workflow-Manager:innen hinzufügen

Alle hinzugefügten Workflow-Manager:innen haben die gleichen Berechtigungen wie du als Ersteller:in des Workflows.

1. Klicke auf das Symbol mit den drei Punkten in der oberen rechten Ecke des Workflow-Builders und wähle dann Einstellungen.
2. Klicke auf Edit (Bearbeiten).
3. Gib unter Workflow-Manager:innen den Namen der Person ein, die du hinzufügen möchtest. Wähle anschließend ihren Namen aus.

Zugriffsberechtigungen festlegen

Standardmäßig kann jede Person in deinem Workspace oder deiner Organisation deinen Workflow finden und verwenden, aber nur Workflow-Manager:innen können eine Kopie erstellen. So änderst du diese Standardberechtigungen:

1. Klicke auf das Symbol mit den drei Punkten in der oberen rechten Ecke des Workflow-Builders und wähle dann Einstellungen.
2. Klicke auf Edit (Bearbeiten).
3. Wähle eine Option aus dem Drop-down-Menü Wer kann diesen Workflow finden und verwenden? aus.
4. Wenn du sicherstellen möchtest, dass externe Personen, mit denen du in Slack Connect zusammenarbeitest, die Erlaubnis zur Verwendung deines Workflows haben, aktiviere das Kontrollkästchen neben Ebenfalls verbundene externe Organisationen in die Suche und Ausführung einschließen.
5. Wähle eine Option aus dem Drop-down-Menü Wer kann diesen Workflow kopieren? aus.
6. Klicke auf Speichern.

Deinen Workflow veröffentlichen

Wenn du fertig bist, veröffentliche deinen Workflow, damit du und die Mitglieder deines Workspace oder deiner Organisation, die dazu berechtigt sind, ihn verwenden können. 

1. Klicke oben rechts im Workflow-Builder auf Abschließen.
2. Überprüfe die Details und Berechtigungen des Workflows.
3. Klicke auf Veröffentlichen.

Das war es auch schon! Du hast gerade einen Workflow erstellt. Wenn er mit einem Link beginnt, solltest du ihn in Slack teilen, damit die anderen Benutzer:innen deinen neuen Workflow finden und verwenden können.

Hinweis: Slack Connect-Channels und externe Personen kann nur dann Zugriff auf deine Workflows gewährt werden, wenn deine Inhaber:innen und Admins externen Personen die Ausführung von Workflows erlaubt haben, die von deiner Organisation erstellt wurden.

Wer kann diese Funktion benutzen?

• Alle Mitglieder (Standard)
• Verfügbar für kostenpflichtige Pläne