Die Datenerfassung automatisieren mit Canvases und Workflow-Builder

Wenn du Informationen aus Workflow-Formularen sammeln und teilen willst, füge Variablen zu einem Canvas hinzu. Wenn jemand ein Formular in einem Workflow ausfüllt, werden die von dieser Person eingegebenen Antworten zu einem neuen Canvas hinzugefügt.

So funktioniert es

• Variablen sind Platzhalter für dynamische Daten, die von einer Datenquelle bereitgestellt werden. Ein Canvas, das eine Variable enthält, wird automatisch auf der Grundlage von Daten aus einem mit Workflow-Builder erstellten Formular aktualisiert.
• Wenn du Variablen zu einem Canvas hinzufügst, wirst du durch die Erstellung und Veröffentlichung eines Workflows geführt, der ein Formular an deine Mitglieder sendet.
• Jedes Mal, wenn jemand den Workflow zum Ausfüllen des Formulars verwendet, werden die Antworten in einer Kopie deines Canvas anstelle der Variablen angezeigt. Dieses Canvas kann dann überall und mit jedem in Slack geteilt werden.

Schritt 1: Ein Canvas erstellen

Erstelle zunächst ein Canvas, das die Informationen enthält, die du mit einem Formular erfassen willst. Wenn jemand das Formular ausfüllt, werden die Variablen ersetzt, der Rest des Textes und die Formatierung bleiben unverändert. Damit deine leeren Antwort-Canvases übersichtlich bleiben, empfehlen wir dir, einen Titel zu verwenden, der leicht zu erkennen ist, wie Briefing für Führungskräfte bei Team Fiktion: Vorlage für Formularantwort.

1. Bewege auf dem Desktop den Mauszeiger über   Mehr und wähle dann   Canvases aus.
   
2. Klicke oben rechts auf Neues Canvas oder Anhand einer Vorlage starten.
3. Füge Text und Formatierungen zu deinem Canvas hinzu. Wenn du z. B. das Datum aus einem Workflow-Formular erfassen willst, könntest du für Date: eine Zeile zu deinem Canvas hinzufügen.

Wenn du Variablen hinzufügen möchtest, fahre mit Schritt 2 fort. Du kannst jederzeit zurückkommen und dein Canvas später bearbeiten. 

Schritt 2: Variablen zum Canvas hinzufügen

Die Variablen in deinem Canvas stellen einen Platzhalter für die Daten dar, die du mit deinem Workflow-Formular erfassen wirst. Wenn du eine Variable erstellst, wird sie auch als Frage in den Workflow-Formular-Schritt aufgenommen.

1. Klicke in einem Canvas auf das   Symbol mit den drei Punkten und wähle anschließend Automatisierungen verwalten aus.
2. Positioniere den Mauszeiger auf die Textzeile, der du eine Variable hinzufügen möchtest, und klicke dann auf Variable hinzufügen.
   
   • Verwende das Beispiel Datum: aus Schritt 1 und positioniere deinen Mauszeiger neben dem statischen Text, um eine Variable hinzuzufügen, die durch das im Workflow-Formular ausgewählte Datum ersetzt wird. Dein Canvas könnte etwa so aussehen:
   
3. Füge einen Namen hinzu und klicke auf Speichern.
4. Wähle einen Typ für deine Variable („text“, „person“, „channel“ oder „date“). Damit wird das Antwortformat deiner Formularantworten zwar festgelegt, aber du kannst es später immer noch ändern.
5. Klicke auf Erstellen.

Sobald du die Variablen erstellt hast, fährst du mit Schritt 3 fort: Aktiviere den Workflow.

Hinweis: Wenn du die Variable   person einfügst, enthält das Canvas das Profil des in das Formular eingegebenen Mitgliedsnamens, aber dieses Mitglied wird nicht benachrichtigt.

Schritt 3: Workflow aktivieren

Wenn du alle Variablen zu deinem Canvas hinzugefügt hast, folge den Anweisungen, um die Einrichtung des Workflows abzuschließen, der deine Daten sammeln wird. Der Workflow sendet ein Formular mit deinen Variablen als Fragen und erstellt eine Kopie des Canvas mit den Formularantworten.

1. Klicke in einem Canvas auf das   Symbol mit den drei Punkten und wähle anschließend Automatisierungen verwalten aus.
2. Klicke auf dem Tab Variablen auf Einrichten.
3. Füge einen Formulartitel hinzu und überprüfe die Variablen, die als Fragen im Formular enthalten sind, dann klicke auf den   Pfeil für „Weiter“.
4. Füge einen Titel für das Canvas hinzu, das die Formularantworten enthält, und klicke dann auf den   Pfeil für „Weiter“.
5. Wähle eine Person oder einen Channel aus dem Drop-down-Menü, um zu entscheiden, wo das fertige Canvas geteilt werden soll.
6. Klicke auf Workflow veröffentlichen.
7. Schaue dir die Zusammenfassung der Workflow-Schritte an und klicke dann auf Fertig.

Sobald du den Workflow veröffentlicht hast, wird er auf dem Tab Workflows unter Automatisierungen verwalten im Canvas angezeigt. Fahre von hier aus mit Schritt 4 fort: Workflow teilen.

Tipp: Das ausgefüllte Canvas-Formular kann auch dynamisch über Workflow-Variablen geteilt werden Wähle   Person, die den Workflow ausführt oder   Channel, in dem der Workflow ausgeführt wurde aus, um festzulegen, wohin das Canvas basierend auf diesen Eingaben gesendet wird.

Schritt 4: Workflow teilen

Der Workflow startet über einen Link in Slack. Damit deine Mitglieder den Workflow verwenden und mit dem Erfassen von Formularantworten beginnen können, musst du den Link freigeben.

1. Klicke in einem Canvas auf das   Symbol mit den drei Punkten und wähle anschließend Automatisierungen verwalten aus.
2. Bewege den Mauszeiger auf dem Tab Workflows über deinen Workflow und klicke dann auf das
     Teilen-Symbol.
3. Suche einen Channel oder eine Person und klicke auf Weiterleiten.

Canvas bearbeiten

Text hinzufügen oder entfernen

Du kannst den Text jederzeit bearbeiten oder die Formatierung deines Canvas anpassen. Deine Bearbeitungen ändern keine Canvases, die durch frühere Workflow-Formularantworten erstellt wurden, aber künftige Workflows generieren Canvases, die deine Bearbeitungen widerspiegeln.

Variablen hinzufügen oder ändern

Wenn du weitere Variablen hinzufügen oder die Variablen in deinem Canvas ändern möchtest, musst du auch einen neuen Workflow einrichten, um die aktualisierten Variablen in das Formular aufzunehmen. Achte darauf, dass du die Veröffentlichung veralteter Versionen des Workflows rückgängig machst, um Verwirrung zu vermeiden.

Variablen bearbeiten

1. Bewege auf dem Desktop den Mauszeiger über   Mehr und wähle dann   Canvases aus.
   
2. Suche nach deinem Canvas und wähle es aus.
3. Bewege den Mauszeiger über eine Variable und klicke dann auf das   Bleistift-Symbol, um den Namen oder den Typ zu ändern, oder klicke auf das   Papierkorb-Symbol, um sie zu löschen.

Neuen Workflow erstellen

1. Klicke in einem Canvas auf das   Symbol mit den drei Punkten und wähle anschließend Automatisierungen verwalten aus.
2. Klicke auf den Tab Workflows in der Seitenleiste auf der rechten Seite des Canvas und dann auf Workflow erstellen.
3. Schaue dir die Details deines Workflows an, füge einen Titel für das Canvas hinzu, entscheide, wo das Canvas geteilt werden soll, und klicke dann auf Workflow veröffentlichen.
4. Schaue dir die Zusammenfassung der Workflow-Schritte an und klicke dann auf Fertig.

Wer kann diese Funktion benutzen?

• Alle Mitglieder, die Canvases erstellen und Workflows entwickeln können
• Verfügbar mit dem Enterprise Grid-Plan