Der Wechsel von E-Mail zu Slack

Mit Slack bleiben deine Unterhaltungen in bester Ordnung. Anstelle eines einzelnen überfüllten Posteingangs finden Gespräche in Slack in speziellen Bereichen statt, die als Channels bezeichnet werden. Unten findest du unsere Tipps, wie du von E-Mail-basierten Unterhaltungen zu Slack wechselst. 

Die Vorteile

• Einfachere Zusammenarbeit, da alle Informationen zentral vorhanden sind und von allen eingesehen werden können.
• Team-Unterhaltungen durchsuchen und im Handumdrehen Antworten erhalten.
• Zusammenarbeit und Produktivität im Team fördern.

Schritt 1: Leute in deinen Workspace einladen

Im Gegensatz zu E-Mails kannst du in Slack mit allen deinen Kolleg:innen an einem einzigen, zentralen Ort zusammenarbeiten. So kommen Gespräche leichter in Gang und das Team kann der Kommunikation besser folgen. Lade deine Kollegen ein, Mitglieder deines Workspace zu werden, und sorge so dafür, dass dein gesamtes Unternehmen auf einer Plattform zusammenarbeiten kann.

Neue Mitglieder zum Beitritt einladen

Standardmäßig können alle in deinem Workspace neue Mitglieder einladen. Workspace-Inhaber und-Administratoren können diese Berechtigung jedoch einschränken.

💡 Finde heraus, wie du neue Mitglieder in deinen Slack-Workspace einladen kannst.

Sich mit Leuten außerhalb deines Unternehmens vernetzen

Anstatt deine Zeit zwischen Slack und E-Mail aufzuteilen, kannst du Leute außerhalb deines Workspace als Gäste hinzufügen und festlegen, auf welche Channels sie Zugriff haben. 

Wenn du dich mit Leuten vernetzen möchtest, die Slack in einer anderen Organisation verwenden, kannst du Slack Connect verwenden, um einen gemeinsamen Ort für die Zusammenarbeit zu schaffen.

Mitglieder zum Beitritt in Channels einladen

Nachdem Mitglieder deinem Workspace beigetreten sind, können sie Channels durchsuchen und ihnen beitreten oder du kannst Mitglieder proaktiv zu Channels einladen. Wir empfehlen die Erstellung von Richtlinien für Channel-Namen. So finden die Leute leichter die richtigen Channels für ihre Arbeit.

Tipp: Damit alle von Anfang an auf dem gleichen Stand sind, lege mehrere Standard-Channels für den Einstieg fest, in denen alle, die deinem Workspace beitreten, automatisch Mitglied werden. 

Schritt 2: Zu den Funktionen von Slack wechseln

Es gibt jede Menge Funktionen, die dir den Übergang von E-Mails zu Slack erleichtern:

• Versand von E-Mails an Slack
  Du kannst alle E-Mails, die du erhältst, direkt an Slack weiterleiten, indem du entweder eine Weiterleitungsadresse aktivierst oder die entsprechende E‑Mail-App mit deinem Workspace verbindest.
• Link zu deinem Slack-Profil in deiner E-Mail-Signatur
  Mach es anderen leichter, dich auf Slack zu finden, indem du in deiner E-Mail-Signatur einen Link zu deinem Profil teilst. Der Link öffnet sich nur für Mitglieder deines Workspace, eine tolle Möglichkeit also, Slack intern vorzustellen.
• Benutzergruppen als Verteilungslisten verwenden
  Möchtest du eine Nachricht an eine bestimmte Personengruppe senden? Erstelle eine Benutzergruppe – z. B. @marketing, @rechtsabteilung, @vertriebsteam – um mehrere Leute auf einmal zu benachrichtigen.
   

Schritt 3: Kommunikation in Slack verlegen

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Channels erleichtern die Zusammenarbeit an einem Dokument, und Kommentare und Feedback können von allen durchsucht werden. Du kannst Änderungen überprüfen und nachvollziehen, wie Entscheidungen getroffen wurden, ohne in E-Mail-Threads stöbern zu müssen.

Du kannst von jedem Gerät aus Dateien zu Slack hinzufügen. Tools aus dem Slack Marketplace wie Google Drive für Slack ermöglichen es dir sogar, Dateiberechtigungen von deinem Workspace aus zu steuern. Dazu gehört, wer ein Dokument anzeigen, kommentieren und bearbeiten kann.

Dringenden Aktionspunkten Aufmerksamkeit verschaffen 

Kommuniziere die Priorität einer Nachricht, indem du sie in einem speziellen Mitteilungs-Channel teilst – besser, als eine E-Mail-Betreffzeile in Großbuchstaben!

Benenne deinen Channel „allgemein“ in #ankündigungen um. Alle sind Mitglieder dieses Channels. Das gesamte Unternehmen sieht also, was du postest. Beschränke, wer etwas in den Channel posten darf, damit das Augenmerk auf dringende, relevante Informationen gerichtet bleibt. Du kannst auch versuchen, spezifische Ankündigungs-Channels basierend auf deinen Bedürfnissen zu erstellen:

• #mitteilungen-global: Mitteilungen für die gesamte Organisation.
• #mitteilungen-vertrieb: Mitteilungen für bestimmte Abteilungen oder Teams.
• #mitteilungen-berlin: Mitteilungen für ein bestimmtes Büro oder einen spezifischen Standort. 

Tipp: Mit den Slack Apps für Mobilgeräte für iOS und Android kannst du dich über Mitteilungen auf dem Laufenden halten — wo immer du gerade bist!

Bestimmte Mitglieder benachrichtigen

Du kannst die Aufmerksamkeit einer Person oder einer Gruppe auf effiziente Weise erlangen, indem du ein @erwähnen mit deiner Nachricht verschickst, um die Person oder Benutzergruppe zu benachrichtigen. Erwähne ein Mitglied , um eine Person zu benachrichtigen und verwalte Benutzergruppen, um sicherzustellen, dass die richtigen Leute benachrichtigt werden.

Schritt 4: Überblick über deine To-do-Liste behalten

Wenn du keine Zeit hast, eine Datei zu überprüfen oder auf Nachrichten zu antworten, helfen dir unsere integrierten Tools dabei, organisiert zu bleiben, und später darauf zurückzukommen.

• Stelle Erinnerungen für zukünftige Aufgaben ein.
  
• Speichere Nachrichten und Dateien zur Nachverfolgung.
• Markiere Nachrichten als ungelesen, genau wie bei E-Mails.