Crear un flujo de trabajo: Crear un flujo de trabajo en Slack

Los flujos de trabajo te permiten automatizar tareas y trabajar de forma más eficiente en Slack. De forma predeterminada, cualquier persona que cuente con un plan puede crear flujos de trabajo con el Generador de flujos de trabajo. Si no ves esta opción, es posible que los propietarios y administradores hayan restringido el acceso a la creación de flujos de trabajo.

¿Es la primera vez que usas los flujos de trabajo? Consulta nuestro tutorial ¿Qué es un flujo de trabajo de Slack? para obtener información general.

Componentes de un flujo de trabajo

Antes de empezar, es útil comprender los componentes que conforman un flujo de trabajo. Mientras avanzas en la creación de tu flujo de trabajo, podrás personalizar cada componente para completar una tarea en Slack. 

Componente	Definición	Ejemplo
Desencadenante	La acción que inicia un flujo de trabajo	Hay varias opciones para iniciar un flujo de trabajo, como hacer clic en el botón   Iniciar flujo de trabajo o cuando alguien se une a un canal.
Pasos	Las acciones que quieres que tu flujo de trabajo lleve a cabo	Un paso puede realizar distintas acciones en Slack (como enviar un mensaje o agregar personas a un canal). También puedes agregar pasos de conector desde servicios de terceros.
Variable	Cualquier información enviada a tu flujo de trabajo que puede mencionarse en los pasos que vienen más tarde en el flujo de trabajo	La @mención de la persona que inició el flujo de trabajo puede agregarse como una variable al mensaje que envío el flujo de trabajo.
Botón	Mueve tu flujo de trabajo al próximo paso cuando se hace clic en él	Una vez que se toca, un botón podría mostrar un formulario o permitir a alguien reclamar una solicitud en un canal supervisado por un equipo más grande.
Supervisor del flujo de trabajo	Un miembro de tu espacio de trabajo con permiso para editar, anular la publicación de o eliminar el flujo de trabajo	La persona que crea un flujo de trabajo se convierte automáticamente en supervisora del flujo de trabajo. Para compartir la responsabilidad de mantener tu flujo de trabajo, agrega a otros como supervisores del flujo de trabajo.

Paso 1: Abre el Generador de flujos de trabajo

1. En la computadora, pasa el cursor sobre  Más y, a continuación, selecciona   Automatizaciones.
   
2. En la esquina superior derecha, haz clic en   Nuevo flujo de trabajo.

Paso 2: Elige cómo comienza tu flujo de trabajo 

1. Debajo de Iniciar el flujo de trabajo, haz clic en   Elegir un evento y selecciona una opción de la lista:
   
     Desde un enlace
   Comparte este enlace en Slack para mostrar el botón   Iniciar flujo de trabajo en el que las personas pueden hacer clic para iniciar tu flujo de trabajo.
   
       Programado
   Especifica una fecha, una hora y una cadencia para tu flujo de trabajo. Se inicia automáticamente en base a un cronograma que establezcas.
   
       Cuando se usa una reacción emoji
   Especifica un emoji y un canal. Tu flujo de trabajo se iniciará cuando alguien utilice la reacción emoji en el canal.
   
       Cuando una persona se une a un canal
   Especifica un canal. El flujo de trabajo se iniciará cada vez que un usuario se una al canal.
   
       Cuando se actualiza un elemento de lista
   Elige una lista. Cuando cualquier elemento de la lista se actualice, se iniciará tu flujo de trabajo. Haz clic en Agregar campo para iniciar el flujo de trabajo cuando un campo en particular cambia.
   
       De un webhook
   Configura eventos externos para iniciar tu flujo de trabajo.
2. Sigue las indicaciones y, después, haz clic en Continuar. 

Nota: Los flujos de trabajo que se inician con un enlace solo pueden iniciarse desde Slack. Hacer clic en el enlace fuera de Slack no funcionará.

Paso 3: Cómo agregar pasos a tu flujo de trabajo

Una vez que hayas decidido cómo empezará tu flujo de trabajo, los pasos que agregues completarán la tarea que quieras automatizar. Los pasos son las piezas fundamentales de un flujo de trabajo; pueden realizar acciones dentro y fuera de Slack, y se realizarán en el orden que especifiques cuando alguien inicie tu flujo de trabajo. 

Tipos de pasos

Paso	Descripción	Quién puede usar
Slack	Realiza una acción de Slack, como enviar un mensaje o agregar a alguien a un canal	Todos (opción predeterminada)
Conector	Realiza una acción en un servicio de terceros, como agregar una fila a una hoja de cálculo de Google o crear una nueva reunión por Zoom.	Todos (opción predeterminada)*
Personalizado	Creado específicamente para que tu organización realice acciones que especifique el desarrollador	Colaboradores de la aplicación**

*Si la aprobación de aplicaciones está activada para tu espacio de trabajo u organización de Enterprise Grid, las aplicaciones y los conectores personalizados tendrán que ser aprobados antes de que puedas agregarlos a los flujos de trabajo.
**A menos que el desarrollador haya establecido otros permisos

Agregar pasos

Para agregar pasos a tu flujo de trabajo, determina qué tipo de paso quieres utilizar y búscalo y selecciónalo en la biblioteca de pasos.

1. Busca un paso o elige uno de la lista.
2. Sigue las indicaciones para configurar el paso y, luego, haz clic en Guardar.

Dependiendo de la configuración de tu espacio de trabajo u organización de Enterprise Grid, es posible que tengas que solicitar acceso o configuración adicional para los conectores antes de poder agregar esos pasos a un flujo de trabajo. Cuando agregas un paso de conector, te pedimos que autentifiques una cuenta con ese servicio de terceros antes de que el flujo de trabajo pueda completar el paso con éxito. Los creadores de flujos de trabajo pueden elegir si necesitan que las personas que usan sus flujos de trabajo se autentiquen con sus propias cuentas o usen sus propias credenciales.

Nota: Para configurar un paso para enviar mensajes a un canal, debes tener permisos de publicación para ese canal. Si no tienes permisos de publicación, pídele a un propietario o administrador que te los conceda.

Personalizar los pasos

Al configurar un paso, verás la opción de agregar variables o botones. Las variables permiten que el flujo de trabajo utilice la información de los pasos anteriores para informar los pasos y respuestas futuros. Los botones permiten que el flujo de trabajo “detenga” el flujo de pasos hasta que se haga clic en el botón.

Variables

Botones

Las variables disponibles en un paso dependerán de la información previa que se haya pasado al flujo de trabajo. Por ejemplo, puedes agregar un paso Enviar un mensaje a tu flujo de trabajo y seleccionar la variable Persona que utilizó este flujo de trabajo para cambiar dinámicamente el destinatario según quién inició el flujo de trabajo.

1. Desde un paso, haz clic en   insertar una variable. (En algunos lugares, puede que veas solo el ícono de   corchetes).
2. Selecciona desde la lista de variables. Cuando tu flujo de trabajo se ejecute, los datos dinámicos reemplazarán la variable.

Cuando agregas un botón a un paso, el flujo de trabajo no continuará hasta que alguien haga clic en el botón. Puedes usar un botón para continuar el flujo de trabajo, iniciar otro flujo de trabajo o abrir un enlace.

1. Desde un paso, haz clic en   Agregar botón.
2. Si quieres, puedes editar el texto que aparece en el botón o cambiar el color del botón.
3. Para elegir una acción para el botón, haz clic en el menú desplegable debajo de Comportamiento.
4. Haz clic en el alternador junto a Un solo clic para desactivar el botón una vez que una persona haga clic en él.
5. Selecciona Opciones avanzadas para limitar quiénes pueden hacer clic en el botón o para establecer una fecha de vencimiento para desactivar el botón en una fecha y una hora específicas.
6. Haz clic en Listo y, luego, en Guardar.

Editar y reordenar los pasos

Si cambias de opinión, puedes ajustar la configuración de tus pasos y cambiar el orden en que se ejecutan. 

• Para editar un paso, haz clic en el   ícono del lápiz. 
• Para reordenar un paso, haz clic en la  flecha hacia arriba o la  flecha hacia abajo, o arrástralo a una nueva ubicación.

Paso 4: Finaliza y publica tu flujo de trabajo

Antes de publicar tu flujo de trabajo, deberás agregar algunos toques finales. Siempre que quieras, puedes editar tu flujo de trabajo una vez que esté publicado para llevar a cabo actualizaciones, agregar o eliminar supervisores de los flujos de trabajo o cambiar los permisos.

Agrega un título, una descripción y un ícono

1. Haz clic en el ícono del flujo de trabajo en la esquina superior izquierda del Generador de flujos de trabajo.
2. Elige un nombre para tu flujo de trabajo. Esto es lo que aparecerá cuando se comparta el enlace del flujo de trabajo, el flujo de trabajo publique un mensaje en un canal o envíe un mensaje directo, etc.
3. Si quieres, agrega una descripción.
4. Para agregar un ícono personalizado, haz clic en Cargar.

Cómo agregar supervisores de flujos de trabajo

Todos los supervisores de flujos de trabajo que agregues tendrán los mismos permisos que tienes por haber creado el flujo de trabajo.

1. Haz clic en el   ícono con tres puntos en la esquina superior derecha del Generador de flujos de trabajo y, luego, selecciona Configuración.
2. Haz clic en Editar.
3. Debajo de Supervisores del flujo de trabajo, escribe el nombre de la persona que deseas agregar. Luego, selecciona su nombre.

Establecer permisos de acceso

De manera predeterminada, todas las personas en tu espacio de trabajo u organización pueden encontrar y usar tu flujo de trabajo, pero solo los supervisores del flujo de trabajo pueden hacer una copia. A continuación, te explicamos cómo cambiar estos permisos predeterminados:

1. Haz clic en el   ícono con tres puntos en la esquina superior derecha del Generador de flujos de trabajo y, luego, selecciona Configuración.
2. Haz clic en Editar.
3. Selecciona una opción desde el menú desplegable ¿Quién puede encontrar y usar este flujo de trabajo?
4. Para asegurarte de que las personas externas con las que trabajas en Slack Connect tengan permiso para usar tu flujo de trabajo, marca la casilla junto a Incluir también organizaciones externas conectadas para encontrar y ejecutar.
5. Selecciona una opción desde el menú desplegable ¿Quién puede copiar este flujo de trabajo?
6. Haz clic en Guardar.

Publicar tu flujo de trabajo

Cuando tengas todo listo, publica tu flujo de trabajo para que puedan usarlo tú y los miembros de tu espacio de trabajo u organización con los permisos necesarios. 

1. Haz clic en Finalizar en la esquina superior derecha del Generador de flujos de trabajo.
2. Revisa los detalles y permisos del flujo de trabajo.
3. Haz clic en Publicar.

¡Eso es todo! Acabas de crear un flujo de trabajo. Si se inicia con un enlace, asegúrate de compartirlo en Slack para que las personas puedan encontrar y usar tu nuevo flujo de trabajo.

Nota: Los canales de Slack Connect y las personas externas pueden obtener acceso a tu flujo de trabajo solo si los propietarios y administradores de tu organización han permitido que las personas externas ejecuten flujos de trabajo creados por tu organización.

¿Quién puede usar esta función?

• Todos los miembros (de manera predeterminada)
• Disponible en planes de pago