Automatiza la colección de datos con canvas y el Generador de flujos de trabajo

Para recopilar y compartir información de formularios de flujos de trabajo, agrega variables en un canvas. A medida que las personas completan un formulario en un flujo de trabajo, las respuestas de ese formulario se agregarán a un nuevo canvas.

Cómo funciona

• Las variables son marcadores de posición para datos dinámicos proporcionados por una fuente de datos. Un canvas que incluye una variable se actualiza automáticamente en función de los datos de un formulario creado con el Generador de flujos de trabajo.
• Cuando agregues variables a un canvas, se te guiará en la creación y publicación de un flujo de trabajo que envía un formulario a tus miembros.
• Cada vez que alguien use el flujo de trabajo para completar el formulario, las respuestas del formulario aparecerán en una copia de tu canvas en lugar de las variables. Luego, este canvas se puede compartir en cualquier lugar y con cualquier persona dentro de Slack.

Paso 1: Crear un canvas

Primero, crea un canvas que incluya la información que recopilarás con un formulario. Cuando alguien complete el formulario, se reemplazarán las variables, mientras que el resto del texto y del formato permanecerá estático. Para mantener organizados tus canvas de respuestas de formularios vacíos, recomendamos usar un título que sea fácil de reconocer, como Resumen ejecutivo del equipo de Ficciones: plantilla de respuestas de formulario.

1. En la computadora, pasa el cursor sobre   Más y, a continuación, selecciona   Canvas.
   
2. Haz clic en Nuevo canvas o en Comenzar con una plantilla en la esquina superior derecha.
3. Agrega texto y formato a tu canvas. Por ejemplo, si deseas recopilar la fecha de un formulario de flujo de trabajo, puedes agregar una línea para Fecha: a tu canvas.

Cuando esté todo listo para agregar variables, continúa con el Paso 2. Siempre puedes volver y editar tu canvas más tarde. 

Paso 2: Agrega variables al canvas

Las variables en tu canvas representan un marcador de posición para los datos que recopilarás con tu formulario de flujo de trabajo. Cuando crees una variable, también se incluirá como una pregunta en el paso del formulario de flujo de trabajo.

1. Desde el canvas, haz clic en el   ícono de los tres puntos y selecciona Administrar automatizaciones.
2. Coloca el cursor en la línea de texto a la que deseas agregar una variable y haz clic en Agregar variable.
   
   • Usando el ejemplo de Fecha: del Paso 1, coloca el cursor al lado del texto estático para agregar una variable que será reemplazada por la fecha seleccionada en el formulario de flujo de trabajo. Tu canvas podría verse así:
   
3. Agrega un nombre y haz clic en Guardar.
4. Elige un Tipo para tu variable (texto, persona, canal o fecha). Esto determinará el formato de respuesta de las respuestas de tu formulario, pero siempre podrás cambiarlas más tarde.
5. Haz clic en Crear.

Una vez que hayas terminado de crear las variables, continúa con el paso 3: Activa el flujo de trabajo.

Nota: Si incluyes la   variable Persona, el canvas no incluirá el perfil del nombre del miembro ingresado en el formulario, pero no se le notificará esto al miembro.

Paso 3: Activa el flujo de trabajo

Cuando hayas terminado de agregar variables a tu canvas, sigue las instrucciones para completar la configuración del flujo de trabajo que recopilará tus datos. El flujo de trabajo enviará un formulario usando tus variables como preguntas y creará una copia del canvas que tenga las respuestas del formulario.

1. Desde el canvas, haz clic en el   ícono de los tres puntos y selecciona Administrar automatizaciones.
2. Desde la pestaña Variables, haz clic en Configuración.
3. Agrega un título de formulario, revisa las variables incluidas como preguntas en el formulario y haz clic en la   flecha siguiente.
4. Agrega un título al canvas que contenga las respuestas del formulario y haz clic en la   flecha siguiente.
5. Selecciona una persona o canal en el menú desplegable para decidir dónde se debe compartir el canvas completado.
6. Haz clic en Publicar flujo de trabajo.
7. Revisa el resumen del paso del flujo de trabajo y haz clic en Listo.

Una vez que publiques el flujo de trabajo, aparecerá en la pestaña Flujos de trabajo bajo Administrar automatizaciones en el canvas. Desde aquí, continúa con el paso 4: Comparte el flujo de trabajo.

Consejo: El formulario completado del canvas también se puede compartir de forma dinámica mediante las variables de flujo de trabajo. Selecciona   Persona que ejecutó este flujo de trabajo o   Canal en el que se ejecutó el flujo de trabajo para determinar a dónde se envía el canvas según estas entradas.

Paso 4: Comparte el flujo de trabajo

El flujo de trabajo comienza a partir de un enlace en Slack. Para permitir que tus miembros usen el flujo de trabajo y comenzar a recopilar respuestas del formulario, deberás compartir el enlace.

1. Desde el canvas, haz clic en el   ícono de los tres puntos y selecciona Administrar automatizaciones.
2. Desde la pestaña Flujos de trabajo, pasa el cursor sobre tu flujo de trabajo y haz clic en el
     ícono de compartir.
3. Busca un canal o una persona y haz clic en Remitir.

Editar el canvas

Agregar o eliminar texto

Puedes editar el texto o ajustar el formato de tu canvas en cualquier momento. Tus ediciones no cambiarán ningún canvas que se haya creado mediante respuestas de formulario de flujo de trabajo anteriores, pero las ejecuciones futuras del flujo de trabajo producirán canvas que reflejen tus ediciones.

Agregar o cambiar variables

Si deseas agregar más o cambiar las variables en tu canvas, también deberás configurar un nuevo flujo de trabajo para incluir las variables actualizadas en el formulario. Asegúrate de cancelar la publicación de las versiones obsoletas del flujo de trabajo para evitar confusiones.

Edita tus variables

1. En la computadora, pasa el cursor sobre   Más y, a continuación, selecciona   Canvas.
   
2. Busca y selecciona tu canvas.
3. Pasa el cursor sobre una variable y haz clic en el   ícono del lápiz para cambiar su Nombre o Tipo, o haz clic en el   ícono de la papelera para eliminarla.

Crear un nuevo flujo de trabajo

1. Desde el canvas, haz clic en el   ícono de los tres puntos y selecciona Administrar automatizaciones.
2. Haz clic en la pestaña Flujos de trabajo en la barra lateral a la derecha del canvas y haz clic en Crear flujo de trabajo.
3. Revisa los detalles de tu flujo de trabajo, agrega un título de canvas, decide dónde se debe compartir el canvas y haz clic en Publicar flujo de trabajo.
4. Revisa el resumen del paso del flujo de trabajo y haz clic en Listo.

¿Quién puede usar esta función?

• Todos los miembros que pueden crear canvas y flujos de trabajo
• Disponible en el plan Enterprise Grid