Cómo se aplican las funciones de gestión de datos a los canvas y las listas

Los canvas y las listas son formas seguras de colaborar y compartir información en Slack. Sigue leyendo para obtener más información sobre cómo se aplican las funciones de seguridad y gestión de datos a la hora de trabajar con estas herramientas en Slack.

Conservación, edición y eliminación de datos

Los canvas y las listas comparten una política de retención. La política que selecciones se aplicará a todos los canvas (incluidos los canvas del canal) y las listas. Las políticas de retención disponibles dependerán del plan que tengas.

En los canvas y las listas, se retendrán los siguientes datos hasta que se eliminen, ya sea manualmente o por la aplicación de la política de retención:

• Contenidos de canvas y listas
• Historial de versiones
• Hilos de comentarios

Nota: Si la política de retención establece que se deben retener los canvas y las listas durante un número de días determinado, dicho plazo de retención se restablecerá cada vez que se edite un canvas o una lista.

Herramientas de exportación

Canvas

Si exportas los datos de tu espacio de trabajo, la versión actual del canvas se incluirá en formato HTML. Las versiones anteriores de un canvas se incluirán en la exportación si tu espacio de trabajo u organización de Enterprise Grid puede exportar datos de todas las conversaciones. Esto es lo que puedes esperar de una exportación que incluya un canvas:

• El contenido de texto actual del canvas
• El historial de versiones del canvas (si las exportaciones de datos de todas las conversaciones están habilitadas)
• Los comentarios anclados
  Si el canvas incluye algún comentario, la exportación incluirá una referencia al mensaje en la conversación del archivo concreto que incluya el texto en cuestión.
• Archivos integrados
  Si se ha integrado un archivo en el canvas, la exportación incluirá una referencia al mensaje de canal en cuestión que incluya la URL de descarga.

Listas

Si exportas los datos de tu espacio de trabajo, la versión actual de la lista se incluirá en formato JSON. Esto es lo que puedes esperar de una exportación que incluya una lista:

• Una instantánea de la versión más reciente de la lista
  La instantánea incluirá las vistas guardadas, los registros de la lista que se va a compartir, sus campos y datos limitados sobre los elementos que la componen.
• Comentarios sobre los elementos
  Si la lista incluye algún comentario, la exportación incluirá una referencia al mensaje en la conversación del archivo concreto que incluya el texto en cuestión.
• Historial de versiones
  El historial de versiones de las listas se incluirá para aquellos espacios de trabajo y organizaciones que hayan solicitado exportar datos de todos los canales abiertos, cerrados y mensajes directos. 

Consejo: Obtén más información sobre cómo leer las exportaciones de datos de Slack.

Discovery API y API de registros de auditoría

En el plan Enterprise Grid, los propietarios de la organización pueden utilizar eDiscovery y aplicaciones de Prevención de pérdida de datos (DLP) para revisar y regularizar el contenido de los canvas y las listas. Los endpoints existentes de Discovery API se pueden utilizar para descargar y escanear los canvas y las listas, así como para realizar operaciones tales como alinear o eliminar contenido.

Discovery API

API de registros de auditoría

Operaciones disponibles para canvas y listas:

• Eliminar un canvas usando la API
• Obtener el enlace directo a un canvas
• Obtener canvas creados o editados recientemente
• Buscar cuándo se ha editado un canvas

• Recuperar comentarios de un canvas
• Recuperar el historial de versiones de un canvas
• Alinear y restaurar un canvas compartido en un mensaje

Operaciones disponibles para listas:

• Obtener los metadatos de la lista.
• Obtener el enlace directo a una lista y descarga las versiones actuales y anteriores en formato JSON.
• Recuperar los mensajes del hilo de la lista, los mensajes del hilo eliminados o los cambios realizados en los mensajes.

• Obtener las listas creadas o editadas recientemente
• Ocultar y restaurar una lista compartida en un mensaje

En los canvas, se capturan los siguientes eventos del registro de auditoría:

• Canvas creados, editados o eliminados
• Canvas ocultados o restaurados
• Apertura de canvas
• Canvas compartidos o que se hayan dejado de compartir
• Descarga de canvas

• Acceso concedido, retirado, ascenso o descenso para un canvas
• Canvas con un historial de versiones habilitado o deshabilitado
• Función de compartir enlaces habilitada o deshabilitada

En las listas, se capturan los siguientes eventos del registro de auditoría:

• Lista creada
• Lista eliminada
• Título de lista modificado
• Icono de lista modificado
• Lista convertida en plantilla
• Plantilla de lista revertida
• Celda de la lista modificada
• Columna de la lista creada, modificada, eliminada o revertida
• Fila de la lista creada, modificada o eliminada

• Vista de la lista creada, modificada o eliminada
• Acceso retirado, añadido, ascenso o descenso para una lista
• Lista descargada
• Función de compartir enlaces habilitada o deshabilitada para una lista
• Lista abierta
• Lista ocultada o restaurada
• Transferencia de propiedad de la lista

Administración de claves de cifrado (EKM)

La administración de claves de cifrado (EKM) permite a los clientes utilizar sus propias claves de cifrado para controlar sus datos. Los canvas y las listas se sirven del mismo proceso clave para el cifrado que los mensajes y los archivos de Slack, por lo que, si ya se ha configurado EKM en tu organización, no hará falta instalar nada más para los canvas o las listas.

• Rotación de claves
  Cuando se rote una clave de cifrado, los datos del canvas se volverán a cifrar con la nueva clave.
• Revocación de claves
  El acceso a los canvas se puede revocar mediante el mismo proceso que la revocación de archivos.

Residencia de datos

La residencia de datos de Slack te permite elegir la región donde se almacenarán ciertos tipos de datos. Los datos de los canvas y las listas que crees después de configurar la residencia de datos se almacenarán en la región que hayas seleccionado. Los datos de los canvas y las listas que creaste antes de configurar la residencia de datos permanecerán almacenados en Estados Unidos.

Retenciones legales

En una organización de Enterprise Grid, cualquier persona con un rol de sistema de administrador de retenciones legales puede asignar una retención legal a un miembro específico con el fin de conservar sus mensajes y archivos en Slack. Una retención legal aplicada sobre un miembro prevalecerá sobre la política de retención de datos de los canvas y las listas. Los canvas y las listas no se purgarán cuando se eliminen, ni se purgarán automáticamente debido a su fecha de creación.

Canvas del canal o de mensajes directos

Canvas independientes

Listas

Un canvas de canal o mensaje directo está sujeto a una retención legal si se encuentra en una conversación en la que el encargado es o era un miembro. No es necesario que se produzca ninguna actividad en el canal o el canvas durante el periodo disponible de la retención.

Se puede aplicar una retención legal a un canvas si se cumplen estas dos condiciones:

• Está asociada a uno de los encargados de la retención.
• Está disponible durante el periodo de retención.

Asociado al encargado
Las siguientes condiciones determinan si un canvas está asociado al encargado:

• Lo ha creado el encargado, antes de que finalice el periodo de retención.
• Se ha compartido con un canal retenido, antes de que finalice el periodo de retención.
• Lo ha editado el encargado, antes de que finalice el periodo de retención.

No se tiene en cuenta lo siguiente a la hora de determinar si un canvas está asociado a un encargado:

• El encargado ha visto el canvas.
• El encargado está en la conversación del archivo del canvas.
• El encargado añadió a favoritos el canvas o lo guardó para más tarde.

Disponible durante el periodo de retención
Para que un canvas se considere disponible durante el periodo de retención, debe cumplir los siguientes requisitos:

• Haberse creado o eliminado durante el periodo de retención.
• Haberse compartido con un canal retenido durante el periodo de retención.
• Que algún usuario haya editado su contenido durante el periodo de retención.
• Que algún usuario haya creado, editado o eliminado un comentario durante el periodo de retención.

Se puede aplicar una retención legal a una lista si se cumplen estas dos condiciones:

• Está asociada a uno de los encargados de la retención.
• Está disponible durante el periodo de retención.

Asociado al encargado
Las siguientes condiciones determinan si una lista está asociada al encargado:

• Lo ha creado el encargado, antes de que finalice el periodo de retención.
• Se ha compartido con un canal retenido, antes de que finalice el periodo de retención.
• Lo ha editado el encargado, antes de que finalice el periodo de retención.

No se tiene en cuenta lo siguiente a la hora de determinar si la lista está asociada a un encargado:

• El encargado abrió la lista o el registro.
• El encargado añadió a favoritos la lista o la guardó para más tarde.
• El encargado está en la conversación del archivo de la lista.
• El encargado se suscribe o anula su suscripción a los elementos de la lista.

Disponible durante el periodo de retención
Para que una lista se considere disponible durante el periodo de retención, debe cumplir los siguientes requisitos:

• Haberse creado o eliminado durante el periodo de retención.
• Haberse compartido con un canal retenido durante el periodo de retención.
• Que algún usuario haya editado su contenido durante el periodo de retención.
• Que algún usuario haya creado, editado o eliminado un comentario durante el periodo de retención.

Nota: Leer un canvas o una lista durante un periodo de retención no implica que se consideren “disponibles durante el periodo de retención”.