Crear un flujo de trabajo: cómo diseñar un flujo de trabajo en Slack

Los flujos de trabajo te permiten automatizar las tareas y el trabajo de forma más eficiente en Slack. De manera predeterminada, cualquiera que tenga un plan de pago puede crear flujos de trabajo con el creador de flujos de trabajo. Si no ves la opción, es posible que tus propietarios o administradores hayan restringido quién puede crear flujos de trabajo.

¿No conoces los flujos de trabajo? Consulta nuestro tutorial ¿Qué es un flujo de trabajo de Slack? para obtener información general.

Componentes de un flujo de trabajo

Antes de empezar, conviene conocer bien los componentes que conforman un flujo de trabajo. A medida que crees tu flujo de trabajo, personalizarás cada componente para completar una tarea en Slack. 

Componente	Definición	Ejemplo
Activador	La acción que inicia un flujo de trabajo	Hay varias formas de iniciar un flujo de trabajo, como hacer clic en el botón   Iniciar flujo de trabajo o cuando alguien se una a un canal.
Pasos	Acciones que quieres que realice el flujo de trabajo	Un paso puede ejecutar una serie de acciones en Slack, como enviar un mensaje o añadir personas a un canal. También puedes añadir pasos de conector de servicios de terceros.
Variable	Información enviada a tu flujo de trabajo a la que se puede hacer referencia en los pasos posteriores de este	La mención con @ a la persona que haya iniciado el flujo de trabajo puede añadirse como una variable al mensaje enviado por el flujo de trabajo.
Botón	Hace avanzar tu flujo de trabajo al paso siguiente cuando se hace clic en él	Tras hacer clic en un botón, este puede mostrar un formulario o permitir a alguien reclamar una solicitud en un canal supervisado por un equipo más grande.
Gestor del flujo de trabajo	Un miembro de tu espacio de trabajo con permisos para editar, eliminar y cancelar la publicación de un flujo de trabajo	La persona que crea un flujo de trabajo se convierte automáticamente en su gestora. Para compartir la responsabilidad de mantenimiento del flujo de trabajo, añade a otras personas como sus gestoras.

Paso 1: abrir el Creador de flujos de trabajo

1. Desde el ordenador, coloca el cursor sobre   Más y selecciona   Automatizaciones.
   
2. Haz clic en   Nuevo flujo de trabajo en la parte superior derecha.

Paso 2: Elige cómo quieres iniciar tu flujo de trabajo: 

1. Debajo de Iniciar el flujo de trabajo, haz clic en   Selecciona un evento y, a continuación, selecciona una opción de la lista:
   
     Desde un enlace
   Comparte este enlace en Slack para mostrar un botón   Iniciar flujo de trabajo en el que se puede hacer clic para iniciar tu flujo de trabajo.
   
       Siguiendo un programa
   Especifica una fecha, una hora y la frecuencia para tu flujo de trabajo. Se inicia automáticamente en función del programa que hayas definido.
   
       Cuando se use una reacción emoji
   Especifica un emoji y un canal. Cuando alguien utilice la reacción emoji en el canal, se iniciará tu flujo de trabajo.
   
       Cuando una persona se une a un canal
   Especifica un canal. Cada vez que alguien se una al canal, se iniciará el flujo de trabajo.
   
       Cuando se actualiza un elemento de la lista
   Elige una lista. Cuando se actualice un elemento de la lista, se iniciará tu flujo de trabajo. Haz clic en Añadir campo para iniciar el flujo de trabajo cuando se modifique un campo concreto.
   
       Desde un webhook
   Configura eventos externos para iniciar tu flujo de trabajo.
2. Sigue las instrucciones y, a continuación, haz clic en Continuar. 

Nota: Los flujos de trabajo que se inician con un enlace solo pueden iniciarse desde Slack. Si se hace clic en el enlace fuera de Slack, no funcionará.

Paso 3: cómo añadir pasos al flujo de trabajo

Una vez que hayas decidido cómo se iniciará tu flujo de trabajo, los pasos que añadas completarán la tarea que quieres automatizar. Los pasos son los fundamentos de los flujos de trabajo; pueden realizar una serie de acciones dentro y fuera de Slack y se sucederán en el orden que especifiques cuando alguien inicie tu flujo de trabajo. 

Tipos de pasos

Paso	Descripción	Quién puede usar
Slack	Realiza una acción en Slack, como enviar un mensaje o añadir a alguien a un canal	Todos (de forma predeterminada)
Conector	Realiza una acción en un servicio de terceros, como añadir una fila a una hoja de cálculo de Google o crear una reunión nueva de Zoom.	Todos (de forma predeterminada)*
Plantillas de canvas	Creado específicamente para que tu organización realice acciones que indique el desarrollador	Colaboradores de la aplicación**

* Si está activada la aprobación de aplicaciones para tu espacio de trabajo u organización Enterprise Grid, deberán aprobarse los conectores y las aplicaciones personalizadas para que puedas añadirlos a los flujos de trabajo
** A menos que el desarrollador haya establecido otros permisos

Añadir pasos

Para añadir pasos a tu flujo de trabajo, decide qué tipo de paso quieres utilizar; luego, búscalo y selecciónalo en la biblioteca de pasos.

1. Busca un paso o elige uno de la lista.
2. Sigue las instrucciones para configurar el paso y, a continuación, haz clic en Guardar.

Según la configuración de tu espacio de trabajo u organización de Enterprise Grid, es posible que debas solicitar acceso o algunos ajustes adicionales para conectores antes de añadir esos pasos a un flujo de trabajo. Cuando añadas un paso de conector, deberás autenticar una cuenta con el servicio de terceros para que el flujo de trabajo complete el paso correctamente. Los creadores de flujos de trabajo pueden elegir entre exigir a las personas que utilicen sus flujos de trabajo que se autentiquen con sus cuentas o que utilicen sus propias credenciales.

Nota: Si quieres configurar un paso para que envíe mensajes en un canal, debe tener permisos de publicación en ese canal. Si no los tienes, pide a un propietario o administrador que te los conceda.

Personalizar pasos

Cuando configures un paso, verás la opción para añadir variables o botones. Las variables permiten que el flujo de trabajo utilice la información de los pasos anteriores para informar los futuros pasos y respuestas, mientras que los botones permiten que el flujo de trabajo “pause” el flujo de pasos hasta que se haga clic en ellos.

Variables

Botones

Las variables disponibles en un paso dependerán de la información anterior que se transmite en el flujo de trabajo. Por ejemplo, puedes añadir a tu flujo de trabajo el paso Enviar un mensaje y seleccionar la variable Persona que utilizó este flujo de trabajo para cambiar, de forma dinámica, el destinatario basándose en quien haya iniciado el flujo de trabajo.

1. Desde un paso, haz clic en   Insertar una variable. (En algunos lugares, es posible que solo veas el icono de los   corchetes).
2. Elige de la lista de variables. Cuando se ejecute tu flujo de trabajo, los datos dinámicos sustituirán la variable.

Al añadir un botón a un paso, el flujo de trabajo no se iniciará hasta que alguien haga clic en el botón. Puedes usar un botón para continuar el flujo de trabajo, iniciar otro o abrir un enlace.

1. Desde un paso, haz clic en   Añadir botón.
2. Si quieres, cambia el color del botón o edita el texto que aparece en él.
3. Para elegir una acción para el botón, haz clic en el menú desplegable de debajo de Comportamiento.
4. Haz clic en el alternador que aparece junto a Clic una vez para desactivar el botón cuando una persona haya hecho clic en él.
5. Selecciona Opciones avanzadas para restringir quién puede hacer clic en el botón o para definir una fecha de caducidad para desactivar el botón en un día y a una hora concretos.
6. Haz clic en Listo y, a continuación, en Guardar.

Editar y reordenar los pasos

Si cambias de opinión, puedes ajustar la configuración de tus pasos y cambiar el orden en que se ejecutan. 

• Para editar un paso, haz clic en el   icono del lápiz. 
• Para reordenar un paso, haz clic en la  flecha arriba o en la  flecha abajo, o arrástralo a un nuevo lugar.

Paso 4: Finaliza y publica tu flujo de trabajo

Antes de publicar el flujo de trabajo, tendrás que darle unos últimos toques. Puedes editar tu flujo de trabajo una vez publicado para hacer actualizaciones, añadir o eliminar a sus gestores o cambiar los permisos.

Añadir un título, una descripción y un icono

1. Haz clic en el icono del flujo de trabajo en la esquina superior izquierda del creador de flujos de trabajo.
2. Elige un nombre para tu flujo de trabajo. Es lo que aparecerá cuando se comparta el enlace del flujo de trabajo, cuando el flujo de trabajo publique un mensaje en un canal o envíe un mensaje directo, etc.
3. Si quieres, añade una descripción.
4. Para añadir un icono personalizado, haz clic en Subir.

Añadir gestores del flujo de trabajo

Cualquier gestor del flujo de trabajo que añadas tendrá los mismos permisos que tú como creador del flujo de trabajo.

1. Haz clic en el   icono de tres puntos en la esquina superior derecha del creador de flujos de trabajo y selecciona Configuración.
2. Haz clic en Edit (Editar).
3. Escribe el nombre de la persona que quieras añadir debajo de los gestores del flujo de trabajo. Luego, selecciona su nombre.

Configurar permisos de acceso

De forma predeterminada, todas las personas que estén en tu espacio de trabajo u organización pueden buscar y usar tu flujo de trabajo, aunque solo los gestores del flujo de trabajo pueden copiarlo. Aquí te explicamos cómo cambiar esos permisos predeterminados:

1. Haz clic en el   icono de tres puntos en la esquina superior derecha del creador de flujos de trabajo y selecciona Configuración.
2. Haz clic en Edit (Editar).
3. Selecciona una opción del menú desplegable ¿Quién puede encontrar y usar este flujo de trabajo?
4. Para asegurarte de que las personas externas con las que trabajas en Slack Connect tienen permiso para utilizar tu flujo de trabajo, marca la casilla junto a Incluir también organizaciones externas conectadas para buscar y ejecutar.
5. Selecciona una opción del menú desplegable ¿Quién puede copiar este flujo de trabajo?
6. Haz clic en Guardar.

publicar tu flujo de trabajo

Cuando esté listo, publica tu flujo de trabajo para que tanto tú como los miembros de tu espacio de trabajo u organización con los permisos necesarios podáis usarlo. 

1. Haz clic en Finalizar en la esquina superior derecha del creador de flujos de trabajo.
2. Revisa los detalles y permisos del flujo de trabajo.
3. Haz clic en Publicar.

¡Eso es todo! Ya habrás creado un flujo de trabajo. Si se inicia con un enlace, asegúrate de compartirlo en Slack para que la gente pueda encontrar y usar tu nuevo flujo de trabajo.

Nota: Los canales y las personas externas de Slack Connect pueden obtener acceso a tu flujo de trabajo solo si tus propietarios y administradores han permitido que personas externas ejecuten flujos de trabajo creados por tu organización.

¿Quién puede usar esta función?

• Todos los miembros (por defecto)
• Disponible en planes de pago.