Personalizar la retención de datos en Slack

En los planes de pago, Slack conservará todos tus mensajes, canvas, listas y archivos (incluidos los clips de audio y vídeo) durante el tiempo que exista tu espacio de trabajo. Si lo deseas, puedes personalizar tus ajustes de retención para que se eliminen automáticamente los datos de tu espacio de trabajo después de un periodo de tiempo determinado. También puedes permitir a los miembros que editen los ajustes de retención de mensajes directos y canales individuales.

Lo que necesitas saber:

• En la versión gratuita de Slack, los datos de más de un año de antigüedad se eliminarán de tu espacio de trabajo de manera paulatina. En los planes de pago, los datos se conservan mientras exista tu espacio de trabajo de forma predeterminada.
• Los datos eliminados según tus ajustes de retención se pierden para siempre. Modifica estos ajustes con cuidado.
• Las eliminaciones se llevan a cabo una vez al día, por lo que es posible que los datos se eliminen al poco tiempo de haber modificado los ajustes de retención.
• Los ajustes de retención se aplicarán a todos los mensajes, archivos, canvas y listas, incluidos los que estén fijados con una chincheta o guardados.

Cómo modificar los ajustes de retención de mensajes

Plan Gratuito

Planes Pro y Business+

Plan Enterprise Grid

Al configurar la retención de mensajes de conversaciones, los propietarios de espacios de trabajo pueden elegir entre estas opciones:

• Puedes conservar los mensajes durante un año, pero no puedes rastrear las ediciones ni las eliminaciones
  Slack conservará todos los mensajes durante un año, pero no hará un seguimiento de las modificaciones y los mensajes eliminados. Después de un año, los mensajes se eliminarán de forma permanente.
• Puedes conservar los mensajes durante 90 días, incluidos los mensajes editados y eliminados
  Slack borrará los mensajes, las ediciones y las eliminaciones pasados 90 días.

Nota: En el plan Gratuito, aplicar los ajustes básicos de retención de datos te permite eliminar automáticamente los mensajes y archivos ocultos.

1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo en la barra lateral.
   
2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
3. Al lado de Historial de mensajes, haz clic en Ampliar.
4. En el menú desplegable, selecciona los ajustes de retención que deseas usar.
5. Haz clic en Guardar.
6. Para validar el cambio, haz clic en Confirmar.

Al configurar la retención de mensajes de conversaciones, los propietarios de espacios de trabajo pueden elegir entre estas opciones:

• Conservar todo
  Slack conservará todos los mensajes y hará un seguimiento de las modificaciones y los mensajes eliminados.
• Conservar todos los mensajes, pero sin realizar un seguimiento de las revisiones
  Slack conservará todos los mensajes, pero no hará un seguimiento de las modificaciones y los mensajes eliminados.
• Borrar mensajes después de un periodo de tiempo determinado 
  Slack eliminará los mensajes de acuerdo con el lapso de tiempo personalizado que hayas establecido.

Nota: Con el Plan Business+, si se aprueba tu espacio de trabajo para exportar datos de todas las conversaciones, podrás eliminar mensajes de los canales, pero seguirás teniendo la posibilidad de acceder a ellos en las exportaciones.

1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo en la barra lateral.
   
2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
3. Al lado de Historial de mensajes, haz clic en Ampliar.
4. En el menú desplegable, selecciona los ajustes de retención que deseas usar.
5. Haz clic en Guardar.
6. Marca la casilla para confirmar el cambio y haz clic en Guardar.

Como propietario de una organización, puedes definir una política de retención de mensajes que se aplicará a todos los espacios de trabajo de tu organización. Con una política establecida, los propietarios de los espacios de trabajo no tienen la opción de modificar los ajustes de retención de mensajes para los espacios de trabajo que gestionan. Los propietarios de la organización también pueden configurar una política para ocultar mensajes antes de que la retención de mensajes los elimine definitivamente. Al configurar la retención de mensajes de conversaciones, puedes elegir entre estas opciones:

• Conservar todo
  Slack conservará todos los mensajes y hará un seguimiento de las modificaciones y los mensajes eliminados.
• Conservar todos los mensajes, pero sin realizar un seguimiento de las revisiones
  Slack conservará todos los mensajes, pero no hará un seguimiento de las modificaciones y los mensajes eliminados.
• Borrar mensajes después de un periodo de tiempo determinado
  Slack eliminará los mensajes de acuerdo con el lapso de tiempo personalizado que hayas establecido.

Nota: Si se aprueba tu organización para exportar datos de todas las conversaciones, podrás eliminar mensajes de los canales y mensajes directos, pero seguirás teniendo la posibilidad de acceder a ellos en las exportaciones de JSON.

Cómo configurar las políticas de retención de mensajes a nivel de organización

Para configurar una política de organización de retención de mensajes o para ocultarlos, contacta con nuestro equipo de Ayuda. Si se define una política, Slackbot se lo notificará al propietario principal de la organización y solicitará su aprobación para aplicarla. Si se aprueba, Slackbot notificará a todos los propietarios del espacio de trabajo de los cambios en los ajustes de retención.

Cómo revisar las políticas de retención de mensajes a nivel de organización

1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo en la barra lateral.
   
2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes de la organización.
3. Haz clic en Configuración en la barra lateral izquierda y, a continuación, selecciona Historial.

Cómo definir los ajustes de retención de mensajes a nivel de espacio de trabajo

Nota: si se establece una política de retención a nivel de la organización, los propietarios de espacios de trabajo no podrán modificar los ajustes de retención de mensajes de sus espacios de trabajo.

1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo en la barra lateral.
   
2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo. Si gestionas más de un espacio de trabajo, elige uno en el menú desplegable.
3. Al lado de Historial de mensajes, haz clic en Ampliar.
4. En el menú desplegable, selecciona los ajustes de retención que deseas usar.
5. Haz clic en Guardar.
6. Marca la casilla para confirmar el cambio y haz clic en Guardar.

Nota: Ten en cuenta que los ajustes de retención determinan qué contenido aparece en un archivo de exportación.

Cómo permitir los ajustes de retención de una conversación concreta

Los propietarios de organizaciones y espacios de trabajo con planes de pago pueden permitir a otras personas anular los ajustes de retención y editar la retención de mensajes de conversaciones individuales con las siguientes opciones:

• Las anulaciones de miembros permiten a los miembros con planes de pago establecer su propio periodo de retención de mensajes para los canales cerrados y mensajes directos. Los propietarios de los espacios de trabajo también pueden hacer uso de esta opción en los canales abiertos. 
• Las anulaciones de administrador permiten a los administradores de los planes Business+ y Enterprise Grid editar la retención de mensajes de canales con las herramientas de gestión de canales.

Planes Pro y Business+

Plan Enterprise Grid

1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo en la barra lateral.
   
2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
3. Al lado de Historial de mensajes, haz clic en Ampliar.
4. Marca la casilla junto a Permitir que los miembros del espacio de trabajo anulen estos ajustes.
5. Haz clic en Guardar.
6. Marca la casilla para confirmar el cambio y haz clic en Aplicar los nuevos ajustes.

Cómo configurar políticas de anulación de retención de mensajes

Como propietario de organización, puedes establecer una política con la que permitir a los administradores o miembros anular los ajustes de retención y ajustar la retención de mensajes para conversaciones individuales en cada espacio de trabajo de tu organización de Enterprise Grid. Con esta política establecida, los propietarios de los espacios de trabajo no tienen la opción de modificar los ajustes de retención de mensajes para los espacios de trabajo que gestionan.

Contacta con nuestro equipo de Ayuda para configurar esta política para tu organización. Al establecer una política, Slackbot se lo notificará al propietario principal de la organización y solicitará su aprobación para aplicarla. Si se aprueba, Slackbot notificará a todos los propietarios del espacio de trabajo de los cambios en los ajustes de retención.

Cómo revisar políticas de anulación de retención de mensajes

1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo en la barra lateral.
   
2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes de la organización.
3. Haz clic en Ajustes en la barra lateral izquierda y, a continuación, selecciona Historial de mensajes y archivos.
4. Revisa las políticas junto a anulaciones del historial de mensajes.

Cómo definir los ajustes de anulación de retención de mensajes a nivel de espacio de trabajo

Nota: si se establece una política de retención a nivel de la organización, los propietarios de espacios de trabajo no podrán modificar los ajustes de retención de mensajes de sus espacios de trabajo.

1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo en la barra lateral.
   
2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo. Si gestionas más de un espacio de trabajo, elige uno en el menú desplegable.
3. Al lado de Historial de mensajes, haz clic en Ampliar.
4. Marca la casilla junto a Permite a los miembros enviar mensajes en canales cerrados.
5. Haz clic en Guardar.
6. Marca la casilla para confirmar el cambio y haz clic en Aplicar los nuevos ajustes.

Nota: la retención no se aplica a los mensajes de canales eliminados. Si eliminas un canal, sus mensajes y revisiones se eliminarán de forma permanente, independientemente de los ajustes de retención del espacio de trabajo.

Cómo modificar los ajustes de retención de archivos

Al configurar los ajustes de retención de archivos, encontrarás diferentes opciones disponibles dependiendo de tu plan.

Plan Gratuito

Planes Pro y Business+

Plan Enterprise Grid

Al configurar la retención de archivos, los propietarios de espacios de trabajo pueden elegir entre estas opciones:

• Puedes conservar los archivos durante un año, pero no el contenido eliminado
  Slack conservará todos los archivos compartidos durante un año, antes de eliminarlos de forma permanente. No se hará seguimiento de los archivos borrados.
• Puedes conservar los archivos durante 90 días, incluido el contenido eliminado
  Slack eliminará de forma permanente los archivos (extractos, archivos subidos y aquellos que se comparten a través de aplicaciones de terceros como Dropbox o Google Drive) después de 90 días.

Nota: los archivos compartidos mediante aplicaciones de terceros permanecerán almacenadas en el servicio de origen. Eliminarlos de Slack no afectará a los archivos originales.

1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo en la barra lateral.
   
2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
3. Al lado de Historial de archivos, haz clic en Ampliar.
4. Selecciona los ajustes de retención que prefieras.
5. Haz clic en Guardar.
6. Marca la casilla junto a Sí, aplicar los nuevos ajustes y, a continuación, haz clic en Confirmar.

Al configurar la retención de archivos, los propietarios de espacios de trabajo pueden elegir entre estas opciones:

• Conservar todos los archivos
  Slack conservará todos los archivos compartidos mientras exista el espacio de trabajo.
• Puedes conservar los archivos, pero solo durante un cierto número de días
  Slack eliminará de forma permanente los archivos (extractos, archivos subidos y aquellos que se comparten a través de aplicaciones de terceros como Dropbox o Google Drive) que superen el lapso de tiempo que hayas establecido.
• Puedes conservar todos los archivos, incluidos los archivos eliminados
  Slack conservará todos los archivos mientras exista el espacio de trabajo. Los archivos eliminados estarán disponibles a través de las exportaciones de todas las conversaciones y Discovery API.
• Guarda los archivos, incluidos los archivos eliminados, pero solo durante cierto número de días
  Slack eliminará de forma permanente los archivos (extractos, archivos subidos y aquellos que se comparten a través de aplicaciones de terceros) que superen el lapso de tiempo que hayas establecido. Los archivos eliminados estarán disponibles a través de las exportaciones de todas las conversaciones y Discovery API.

Nota: los archivos compartidos mediante aplicaciones de terceros permanecerán almacenadas en el servicio de origen. Eliminarlos de Slack no afectará a los archivos originales.

1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo en la barra lateral.
   
2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
3. Al lado de Historial de archivos, haz clic en Ampliar.
4. Selecciona los ajustes de retención que prefieras.
5. Haz clic en Guardar.
6. Marca la casilla junto a Sí, aplicar los nuevos ajustes y, a continuación, haz clic en Confirmar.

Como propietario de una organización, puedes establecer una política de retención de archivos que se aplique a todos los espacios de trabajo de tu organización. Para hacerlo, contacta con nuestro equipo de Ayuda. Al configurar la retención de archivos, los propietarios de la organización pueden elegir entre estas opciones:

• Conservar todos los archivos
  Slack conservará todos los archivos compartidos mientras exista tu organización de Enterprise Grid.
• Puedes conservar los archivos, pero solo durante un cierto número de días
  Slack eliminará de forma permanente los archivos (extractos, archivos subidos y aquellos que se comparten a través de aplicaciones de terceros como Dropbox o Google Drive) que superen el lapso de tiempo que hayas establecido.
• Puedes conservar todos los archivos, incluidos los archivos eliminados
  Slack conservará todos los archivos mientras exista tu organización de Enterprise Grid. Los archivos eliminados estarán disponibles a través de las exportaciones de todas las conversaciones y Discovery API.
• Guarda los archivos, incluidos los archivos eliminados, pero solo durante cierto número de días
  Slack eliminará de forma permanente los archivos (extractos, archivos subidos y aquellos que se comparten a través de aplicaciones de terceros) que superen el lapso de tiempo que hayas establecido. Los archivos eliminados estarán disponibles a través de las exportaciones de todas las conversaciones y Discovery API.

Cuando se aplica una nueva política de retención, Slackbot enviará una notificación al propietario principal de la organización y solicitará su aprobación para implementar la actualización.

Nota: los archivos compartidos mediante aplicaciones de terceros permanecerán almacenadas en el servicio de origen. Eliminarlos de Slack no afectará a los archivos originales.

Cómo revisar las políticas de retención de archivos

1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo en la barra lateral.
   
2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes de la organización.
3. Haz clic en Configuración en la barra lateral izquierda y, a continuación, selecciona Historial.
4. Revisa las políticas junto a Subidas de archivos.

Nota: por el momento no es posible establecer los ajustes de retención de conversaciones específicas.

Modificar los ajustes de retención de canvas y listas

Al configurar los ajustes de retención de archivos para tus canvas y listas de Slack, encontrarás diferentes opciones disponibles dependiendo de tu plan.

Nota: A la hora de recuperar un canvas mediante las exportaciones, solo se incluirán las versiones más recientes a menos que tu espacio de trabajo u organización puedan exportar datos de todos los canales y conversaciones.

Plan Gratuito

Planes Pro y Business+

Plan Enterprise Grid

Al configurar la retención de archivos de los canvas del canal, los propietarios de espacios de trabajo pueden elegir entre estas opciones:

• Conservar todos los canvas y las listas
  Slack conservará todo el contenido en los canvas del canal durante un año, antes de eliminarlo de forma permanente.
• Conservar los canvas y las listas solo durante 90 días
  Slack eliminará de forma permanente el contenido de un canvas o lista del canal pasados 90 días.

1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo en la barra lateral.
   
2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
3. Al lado de Historial de canvas, haz clic en Ampliar.
4. Selecciona los ajustes de retención que prefieras.
5. Haz clic en Guardar.
6. Marca la casilla junto a Sí, aplicar los nuevos ajustes y, a continuación, haz clic en Confirmar.

Los propietarios del espacio de trabajo pueden seleccionar una de las siguientes políticas de retención que se aplicará a todos los tipos de listas y canvas:

• Conservar todos los canvas y listas
  Slack conservará todos los canvas y listas mientras exista el espacio de trabajo. Los canvas y listas que se han eliminado manualmente no se conservarán y no aparecerán en una exportación.
• Conservar los canvas y las listas, pero solo durante un determinado número de días
  Slack eliminará de forma permanente todos los canvas y listas pasado el número de días que hayas seleccionado.
• Conservar todos los canvas y listas, incluidos los eliminados
  Slack conservará todos los canvas mientras exista el espacio de trabajo. Los canvas y listas eliminados (incluidos aquellos que se han eliminado de forma manual) estarán disponibles mediante las exportaciones de todas las conversaciones y Discovery API.
• Conservar los canvas y las listas, incluidos los eliminados, pero solo durante un determinado número de días
  Slack eliminará de forma permanente los canvas y listas pasado el número de días que hayas seleccionado. Los canvas y listas eliminados estarán disponibles a través de las exportaciones de todas las conversaciones y Discovery API hasta que se cumpla el tiempo especificado.

1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo en la barra lateral.
   
2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes del espacio de trabajo.
3. Al lado de Historial de canvas y listas, haz clic en Ampliar.
4. Selecciona los ajustes de retención que prefieras.
5. Haz clic en Guardar.
6. Marca la casilla junto a Sí, aplicar los nuevos ajustes y, a continuación, haz clic en Confirmar.

Como propietario de la organización, puedes establecer una política de retención de canvas y listas que se aplique a todos los espacios de trabajo de tu organización. Para hacerlo, contacta con nuestro equipo de Ayuda. Las siguientes opciones de políticas se aplicarán a todos los tipos de listas y canvas:

• Conservar todos los canvas y listas
  Slack conservará todos los canvas y listas mientras exista tu organización de Enterprise Grid. Los canvas y listas que se han eliminado manualmente no se conservarán y no aparecerán en una exportación.
• Conservar los canvas y las listas, pero solo durante un determinado número de días
  Slack eliminará de forma permanente todos los canvas y listas pasado el número de días que hayas seleccionado.
• Conservar todos los canvas y listas, incluidos los eliminados
  Slack conservará todos los canvas y listas mientras exista tu organización de Enterprise Grid. Los canvas y listas eliminados (incluidos aquellos que se han eliminado de forma manual) estarán disponibles mediante las exportaciones de todas las conversaciones y Discovery API.
• Conservar los canvas y las listas, incluidos los eliminados, pero solo durante un determinado número de días
  Slack eliminará de forma permanente los canvas y listas pasado el número de días que hayas seleccionado. Los canvas y listas eliminados estarán disponibles a través de las exportaciones de todas las conversaciones y Discovery API.

Cuando se aplica una nueva política de retención, Slackbot enviará una notificación al propietario principal de la organización y solicitará su aprobación para implementar la actualización.

Revisar las políticas de retención de canvas y listas

1. Desde la aplicación para ordenador, haz clic en el nombre del espacio de trabajo en la barra lateral.
   
2. Selecciona Herramientas y ajustes en el menú y, a continuación, haz clic en Ajustes de la organización.
3. Haz clic en Configuración en la barra lateral izquierda y, a continuación, selecciona Historial.
4. Revisa las políticas junto a Canvas y listas.

¿Quién puede usar esta función?

• Los propietarios de espacios de trabajo y los propietarios de organizaciones
• Disponible en todos los planes