Automatizar la recopilación de datos con canvas y el creador de flujos de trabajo

Para recopilar y compartir información desde los formularios de flujos de trabajo, añade variables a un canvas. A medida que las personas vayan rellenando un formulario en un flujo de trabajo, las respuestas se añadirán a un nuevo canvas.

Funcionamiento

• Las variables son marcadores de posición para datos dinámicos proporcionados por una fuente de datos. Un canvas que incluye una variable se actualiza automáticamente de acuerdo con los datos de un formulario creado con el Creador de flujos de trabajo.
• Cuando añadas variables a un canvas, se te guiará a través de la creación y publicación de un flujo de trabajo que enviará un formulario a tus miembros.
• Cada vez que una persona use el flujo de trabajo para rellenar el formulario, sus respuestas aparecerán en una copia de tu canvas en el lugar donde antes se encontraban las variables. Después, podrás compartir este canvas en Slack, donde quieras y con quien quieras.

Paso 1: Crear un canvas

Primero, crea un canvas que incluya la información que recopilarás con un formulario. Cuando alguien rellene el formulario, se sustituirán las variables mientras que el resto del texto y el formato seguirán siendo los mismos. Para mantener organizados tus canvas de formularios de respuestas en blanco, te recomendamos que utilices nombres fáciles de reconocer, como Resumen ejecutivo de Ficciones: Plantilla del formulario de respuestas.

1. Desde tu ordenador, pasa el cursor sobre   Más, después selecciona   Canvas.
   
2. Haz clic en Nuevo canvas o en Empezar a partir de una plantilla en la esquina superior derecha.
3. Añade texto y formato a tu canvas. Por ejemplo, si quieres recopilar la fecha de un formulario de flujo de trabajo, puedes añadir la línea Fecha: a tu canvas.

Cuando tengas todo listo para añadir variables, sigue con el paso 2. Siempre puedes volver más adelante para editar tu canvas. 

Paso 2: Añadir variables al canvas

Las variables de tu canvas son un marcador de posición para los datos que recopilarás con el formulario de flujo de trabajo. Cuando creas una variable, también se incluirá como una pregunta en el paso del formulario de flujo de trabajo.

1. Desde el canvas, haz clic en el   icono de tres puntos y, después, selecciona Administrar automatizaciones.
2. Coloca el cursor en la línea de texto a la que quieras añadir una variable y haz clic en Añadir variable.
   
   • Con el ejemplo de Fecha: del paso 1, coloca el cursor junto al texto estático para añadir una variable que se sustituirá con la fecha seleccionada en el formulario del flujo de trabajo. Tu canvas puede tener el siguiente aspecto:
   
3. Añade un nombre y haz clic en Guardar.
4. Selecciona un tipo para tu variable (texto, persona, canal o fecha). Esto determinará el formato de las respuestas del formulario. Puedes cambiar este ajuste más adelante.
5. Haz clic en Crear.

Cuando hayas terminado de crear las variables, ve al paso 3: Activar el flujo de trabajo.

Nota: Si añades la   variable Persona, el canvas incluirá el perfil del nombre del miembro que se haya indicado en el formulario, pero no se notificará a esa persona.

Paso 3: Activar el flujo de trabajo

Cuando hayas terminado de añadir variables a tu canvas, sigue las indicaciones para completar la configuración del flujo de trabajo que recopilará tus datos. El flujo de trabajo enviará un formulario utilizando tus variables como preguntas y creará una copia del canvas que contenga las respuestas del formulario.

1. Desde el canvas, haz clic en el   icono de tres puntos y, después, selecciona Administrar automatizaciones.
2. En la pestaña Variables, haz clic en Configuración.
3. Añade un título de formulario y revisa las variables que se incluirán como preguntas en él. Después, haz clic en la   flecha Siguiente.
4. Añade un título para el canvas que incluirá las respuestas del formulario y haz clic en la   flecha Siguiente.
5. Selecciona una persona o canal desde el menú desplegable para decidir dónde se compartirá el canvas completado.
6. Haz clic en Publicar flujo de trabajo.
7. Revisa el resumen del paso del flujo de trabajo y haz clic en Listo.

Una vez publicado el flujo de trabajo, aparecerá en la pestaña Flujos de trabajo de la sección Administrar automatizaciones del canvas. Desde aquí, continúa con el paso 4: Compartir el flujo de trabajo.

Consejo: El formulario del canvas completo también se puede compartir de forma dinámica usando variables del flujo de trabajo Selecciona   Persona que ejecutó el flujo de trabajo o   Canal en el que se ejecutó el flujo de trabajo para determinar a dónde enviar el canvas.

Paso 4: Compartir el flujo de trabajo

El flujo de trabajo empieza a partir de un enlace en Slack. Para permitir a tus miembros usar el flujo de trabajo y empezar a recopilar respuestas de los formularios, deberás compartir el enlace.

1. Desde el canvas, haz clic en el   icono de tres puntos y, después, selecciona Administrar automatizaciones.
2. En la pestaña Flujos de trabajo, pasa el cursor sobre tu flujo de trabajo y haz clic en el
     icono Compartir.
3. Busca un canal o una persona y haz clic en Reenviar.

Editar el canvas

Añadir o eliminar texto

Puedes editar el texto o ajustar el formato de tu canvas en cualquier momento. Los cambios no afectarán a los canvas creados con las respuestas de formularios del flujo de trabajo anteriores, pero las futuras ejecuciones del flujo de trabajo generarán canvas que sí tendrán presentes tus cambios.

Añadir o cambiar variables

Si quieres añadir más variables o modificar las que ya tienes en el canvas, deberás configurar un nuevo flujo de trabajo para incluir las variables actualizadas en el formulario. Asegúrate de anular la publicación de las versiones obsoletas del flujo de trabajo para evitar confusiones.

Editar las variables

1. Desde tu ordenador, pasa el cursor sobre   Más, después selecciona   Canvas.
   
2. Busca y selecciona tu canvas
3. Pasa el cursor sobre una variable y haz clic en el   icono del lápiz para cambiar su nombre o tipo, o haz clic en el   icono del cubo de basura para eliminarla.

Crear un nuevo flujo de trabajo

1. Desde el canvas, haz clic en el   icono de tres puntos y, después, selecciona Administrar automatizaciones.
2. Haz clic en la pestaña Flujos de trabajo de la barra lateral de la parte derecha del canvas y, después, haz clic en Crear flujo de trabajo.
3. Revisa los detalles del flujo de trabajo, añade un título para el canvas y decide si se debe compartir. Después, haz clic en Publicar flujo de trabajo.
4. Revisa el resumen del paso del flujo de trabajo y haz clic en Listo.

¿Quién puede usar esta función?

• Todos los miembros que puedan crear canvas y flujos de trabajo
• Disponible en el plan Enterprise Grid