Effectuer la migration d’espaces de travail vers Enterprise Grid

Vous souhaitez intégrer un espace de travail à votre organisation Enterprise Grid ? Contactez votre chargé de compte et passez ce guide en revue pour savoir comment vous préparer et à quoi vous attendre.

Conseil : si vous ne savez pas comment contacter votre chargé de compte, vous pouvez nous contacter à l’adresse [e-mail] pour obtenir de l’aide.

Avant la migration

Afin de préparer la migration d’un espace de travail, vous devez passer en revue les comptes des membres ainsi que les paramètres et les préférences de l’espace de travail.

Comptes et accès

Paramètres et préférences

Passez en revue les comptes des membres et réfléchissez au type d’accès dont ces membres auront besoin dans l’organisation. Voici quelques conseils :

• Accorder l’accès au connecteur
  Donnez aux nouveaux membres l’accès au connecteur d’Enterprise Grid dans votre fournisseur d’identité.
• Vérifier les adresses e-mail des membres
  Slack associe les différents comptes des membres en fonction de leur adresse e-mail. Si des membres utilisent des alias d’e-mail, les comptes ne sont pas associés et des doublons sont créés. Pour vérifier les adresses e-mail, téléchargez la liste des membres au format CSV à partir de la page Membres.
• Évaluer les rôles et les autorisations
  Tous les membres doivent disposer du niveau d’accès adéquat avant de procéder à la migration vers l’organisation. Notez bien que les membres ne peuvent avoir qu’un seul rôle à la fois. Faites également attention aux comptes invités (souhaitez-vous qu’ils aient également un compte invité dans l’organisation ?).

Lorsque vous aurez vérifié les adresses e-mails des membres et leur niveau d’accès, notre équipe dédiée au succès client vous aidera à déterminer les paramètres les plus adaptés pour l’espace de travail en question. Vous parlerez ensemble des points suivants :

• Désactiver la gestion des comptes
  Désactivez la gestion des comptes pour empêcher qu’ils cessent d’être gérés lorsque le connecteur est désactivé.
• Modifier les préférences d’accès des membres
  Choisissez de déconnecter tous les membres lorsque la migration est terminée. Les membres devront ainsi se connecter de façon sécurisée par authentification unique pour accéder à l’organisation.
• Gérer les champs de profils personnalisés
  Déterminez comment vous souhaitez traiter les champs de profil personnalisés. Vous pouvez déplacer les champs personnalisés dans l’organisation, migrer les champs qui existent déjà dans l’organisation ou choisir de ne migrer aucun des champs personnalisés.

Pendant la migration

Vous trouverez ci-dessous la procédure que les propriétaires de l’organisation doivent suivre pour consulter et approuver des migrations. Vous trouverez également des informations sur ce qu’il se passe lorsque la migration est en cours.

Consulter et approuver les migrations

Les propriétaires de l’organisation recevront une notification Slackbot une fois que la date et l’heure de la migration auront été définies. Dans le tableau de bord d’administration, les propriétaires de l’organisation peuvent approuver des migrations à venir et voir le statut de celles en cours :

1. Sur votre ordinateur, cliquez sur le nom de votre organisation dans la barre latérale.
   
2. Passez votre souris sur Outils et paramètres, puis cliquez sur Paramètres de l’organisation.
3. Cliquez sur Espaces de travail .
4. Sélectionnez Migrations.
5. Approuvez ou refusez les migrations planifiées, ou sélectionnez Voir le statut pour les migrations en cours.

Remarque : les propriétaires de l’espace de travail doivent également approuver une migration vers une organisation Enterprise Grid. Ils recevront un e-mail et un message Slackbot demandant son approbation, et pourront cliquer sur Répondre à l’invitation pour lancer le processus.

Ce qu’il se passe pendant une migration

• Les membres ne pourront pas accéder à l’espace de travail pendant une partie de la migration. Ils devront utiliser leur espace de travail pendant que la migration des messages directs s’effectuera en arrière-plan.
• Peu de temps avant le début de la migration, les membres recevront un message leur indiquant que l’espace de travail sera temporairement inaccessible.
• Les organisations ne pourront pas accéder aux canaux partagés et aux messages directs qui leur sont associés. Durant le processus de migration, un message s’affichera dans l’espace de travail qui ne migre pas pour informer les utilisateurs que ces éléments sont temporairement indisponibles.
• Pour les espaces de travail qui comprennent de nombreux utilisateurs, la migration peut prendre plusieurs heures. Nous vous conseillons donc de prévenir les membres à l’avance afin d’éviter tout désagrément.
• Les propriétaires de l’organisation peuvent suivre l’évolution de la migration sur le tableau de bord d’administration. (Pour accéder à ces informations, suivez les étapes ci-dessus.)
• Les membres recevront un e-mail et un message Slackbot lorsque leur espace de travail aura rejoint l’organisation.

Après la migration

Voici ce qui se passe une fois la migration terminée :

• Historique des messages, fichiers, applications et émojis
  Les membres ont accès à l’historique des canaux et des messages directs, aux fichiers, aux applications et aux émojis personnalisés. Les messages directs des différents espaces de travail sont fusionnés.
• Profils
  Au cours de la migration, les informations du profil des membres sont fusionnées en fonction de l’adresse e-mail. Si plusieurs espaces de travail ont été déplacés, les informations de profil du premier espace de travail sont appliquées par défaut. Si besoin, les membres peuvent mettre à jour leur profil après la migration.
• Paramètres de l’espace de travail
  Les paramètres et les règles de l’organisation ont priorité sur les paramètres de chaque espace de travail. En fonction des autorisations, les propriétaires et les administrateurs des espaces de travail peuvent être en mesure de modifier ensuite les paramètres de leur espace de travail. Pour en savoir plus, consultez Rôles et autorisations dans une organisation.
• Accès à l’espace de travail
  Par défaut, tout membre de l’organisation peut demander à rejoindre l’espace de travail en question. Les propriétaires de l’organisation peuvent définir la façon dont les membres trouvent et rejoignent l’espace de travail en modifiant la préférence d’accès.
• Accès des membres
  L’ancienne URL de l’espace de travail redirige les membres vers la page de connexion de l’organisation. Les membres peuvent se connecter à l’aide du connecteur du fournisseur d’identité. Les invités peuvent se connecter par authentification unique. Ils peuvent également utiliser leur adresse e-mail et leur mot de passe pour accéder à l’espace de travail.
• Rôles de l’espace de travail
  Le rôle de propriétaire principal de l’espace de travail, pour n’importe quel espace de travail migré, sera réattribué au propriétaire principal de l’espace de l’organisation. L’ancien propriétaire principal de l’espace de travail deviendra un propriétaire de l’espace de travail.

À qui s’adresse ce guide ?

• Propriétaires de l’organisation
• Disponible avec le forfait Enterprise Grid.