Créer un flux de travail : Créer un flux de travail dans Slack

Les flux de travail vous permettent d’automatiser des tâches et de travailler plus efficacement dans Slack. Par défaut, toute personne disposant d’un forfait payant peut créer des flux de travail à l’aide du générateur de flux de travail. Si vous n’avez pas accès à cette option, il est possible que les propriétaires et administrateurs aient appliqué des restrictions à la création de flux de travail.

Vous ne connaissez pas encore les flux de travail ? Consultez notre didacticiel Qu’est-ce qu’un flux de travail Slack ? pour une vue d’ensemble.

Composants d’un flux de travail

Avant de vous lancer, il peut être utile de bien comprendre les éléments qui composent un flux de travail. La génération d’un flux de travail consiste à personnaliser chaque composant pour qu’il puisse réaliser une tâche dans Slack. 

Component	Définition	Exemple
Déclencheur	L’action qui lance un flux de travail	Il existe plusieurs manières pour lancer un flux de travail, y compris le bouton Démarrer le flux de travail   ou le fait qu’une personne rejoigne un canal.
Étapes	Les actions que vous souhaitez que votre flux de travail effectue	Une étape peut être déclencher une multitude d’actions dans Slack, comme envoyer un message ou ajouter des personnes dans un canal. Vous pouvez également ajouter des étapes de connecteur à partir de services tiers.
Variable	Toute information soumise à votre flux de travail, qui figure dans les étapes qui surviennent plus tard dans le flux de travail	Par exemple, la @mention d’une personne ayant lancé le flux de travail peut être ajoutée comme variable au message envoyé par le flux de travail.
Bouton	Passe le flux de travail à l’étape suivante une fois appuyé	Quand une personne appuie sur un bouton, celui-ci affiche un formulaire ou permet à quelqu’un de réclamer une demande dans un canal géré par une équipe plus grande.
Gestionnaire de flux de travail	Un membre de votre espace de travail ayant l’autorisation de modifier, de suspendre ou de supprimer un flux de travail	La personne qui génère un flux de travail devient automatiquement gestionnaire de flux de travail. Pour partager cette responsabilité avec d’autres personnes, il faut les ajouter en tant que gestionnaire de flux de travail.

Étape 1 : ouvrir le générateur de flux de travail

1. Sur votre ordinateur, survolez Plus   et sélectionnez Automatisations  .
   
2. Cliquez sur Nouveau flux de travail   en haut à droite.

Étape 2 : choisir la manière dont votre flux de travail se lance 

1. Sous Lancer le flux de travail, cliquez sur Choisir un événement  , puis sélectionnez une option dans la liste :
   
   Depuis un lien  
   Partagez ce lien dans Slack pour afficher un bouton Démarrer le flux de travail   sur lequel les membres peuvent appuyer.
   
       Selon un programme
   Spécifiez une date, une heure et une fréquence pour votre flux de travail. Démarre automatiquement le flux de travail à l’heure et au jour définis.
   
       Lorsqu’une réaction émoji est utilisée
   Spécifiez un émoji et un canal. Le flux de travail démarre lorsqu’une personne utilise la réaction émoji choisie dans ce canal.
   
       Lorsqu’une personne rejoint un canal
   Spécifiez un canal. Dès que quelqu’un rejoint le canal, le flux de travail se lance.
   
     Lorsqu’un élément de liste est mis à jour
   Choisissez une liste. Dès qu’un élément dans la liste est mis à jour, votre flux de travail se lance. Cliquez sur Ajouter un champ pour lancer le flux de travail dès qu’un champ donné est mis à jour.
   
       Depuis un webhook
   Configurez des événements externes déclenchant le démarrage de votre flux de travail.
2. Suivez les invites, puis cliquez sur Continuer. 

Remarque : les flux de travail qui démarrent avec un lien ne peuvent être lancés que depuis Slack. Cliquer sur le lien en dehors de Slack ne fonctionnera pas.

Étape 3 : ajouter des étapes à votre flux de travail

Une fois que vous avez choisi la manière dont votre flux de travail démarre, les étapes que vous ajoutez permettent d’effectuer les tâches que vous souhaitez automatiser. Les étapes sont à la base d’un flux de travail. Elles peuvent effectuer diverses actions dans Slack et en dehors, et seront exécutées dans l’ordre spécifié lorsqu’une personne le lance. 

Types d’étape

Étape	Description	Qui peut utiliser
Slack	Effectue une action Slack, comme l’envoi d’un message ou l’ajout d’une personne à un canal	Tout le monde (par défaut)
Connecteur	Effectue une action dans un service tiers, comme l’ajout d’une ligne dans une feuille de calcul Google ou la création d’une réunion Zoom	Tout le monde (par défaut)*
Personnalisé	Créée spécialement pour votre organisation afin d’effectuer des actions définies par le développeur	Collaborateurs d’application**

*Si l’approbation des applications est activée pour votre espace de travail ou votre organisation Enterprise Grid, les applications et connecteurs personnalisés devront être approuvés avant que vous puissiez les ajouter aux flux de travail.
** Sauf si le développeur a configuré d’autres autorisations

Ajouter des étapes

Pour ajouter des étapes à votre flux de travail, choisissez le type à utiliser, puis sélectionnez-les dans la bibliothèque des étapes.

1. Recherchez une étape ou choisissez-en une dans la liste.
2. Suivez les invites de configuration de l’étape, puis cliquez sur Enregistrer.

Selon les paramètres de votre espace de travail ou de votre organisation Enterprise Grid, vous devrez peut-être demander l’accès aux connecteurs ou une configuration supplémentaire, avant de pouvoir les ajouter à un flux de travail. Lorsque vous ajoutez une étape de connecteur, vous devez authentifier un compte auprès du service tiers pour que le flux de travail puisse effectuer cette étape. Les créateurs de flux de travail peuvent choisir de demander à chaque utilisateur de leurs flux de travail de s’authentifier avec leurs propres comptes ou de leur fournir leurs identifiants.

Remarque : Pour configurer une étape d’envoi de messages vers un canal, vous devrez disposer des autorisations de publication pour ce canal. Si ce n’est pas le cas, demandez à un propriétaire ou à un administrateur de vous accorder ces autorisations.

Personnaliser les étapes

Durant la configuration de l’étape, vous verrez une option vous permettant d’ajouter des variables ou des boutons. Les variables permettent au flux de travail d’utiliser des informations d’étapes précédentes pour faciliter les étapes suivantes et les réponses. Les boutons, quant à eux, permettent de « mettre en pause » l’exécution des étapes jusqu’à ce qu’un utilisateur clique dessus.

Variables

Boutons

Les variables disponibles dans une étape dépendent des informations précédemment passées dans le flux de travail. Par exemple, vous pouvez ajouter une étape Envoyer un message à votre flux de travail, puis sélectionner la variable La personne qui a utilisé ce flux de travail pour modifier de manière dynamique le destinataire selon la personne qui a lancé le flux de travail.

1. Depuis une étape, cliquez sur Insérer une variable  . (Selon l’emplacement, il est possible que seule l’icône de parenthèses   s’affiche).
2. Faites votre choix parmi la liste de variables. Pendant l’exécution de votre flux de travail, la variable sera remplacée par les données dynamiques.

Lorsque vous ajoutez un bouton à une étape, ce dernier ne démarrera qu’à compter du moment où un utilisateur cliquera sur le bouton. Vous pouvez utiliser un bouton pour continuer le flux de travail, en lancer un autre ou encore ouvrir un lien.

1. Depuis une étape, cliquez sur Add Button  .
2. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le texte qui apparaît sur le bouton ou encore changer sa couleur.
3. Pour choisir une action concernant le bouton, cliquez sur le menu déroulant situé sous Comportement.
4. Cliquez sur le bouton d’activation situé près de Un clic afin de désactiver le bouton une fois qu’une personne a cliqué dessus.
5. Ouvrez les Options avancées afin de restreindre la possibilité de cliquer sur le bouton pour certaines personnes ou de configurer une date d’expiration permettant de désactiver le bouton à une heure et une date définies.
6. Cliquez sur Terminé, puis sur Enregistrer.

Modifier et réorganiser les étapes

Vous pouvez modifier la configuration des étapes et leur ordre d’exécution. 

• Pour modifier une étape, cliquez sur l’icône en forme de crayon . 
• Pour réorganiser une étape, cliquez sur les flèches haut   ou bas  , ou faites-la glisser vers sa nouvelle position.

Étape 4 : Finalisation et publication du flux de travail

Avant de publier votre flux de travail, vous devrez ajouter quelques détails. Après la publication de votre flux de travail, vous pourrez toujours le modifier afin de le mettre à jour, d’ajouter et de supprimer des gestionnaires de flux de travail ou encore de modifier les autorisations.

Ajouter un titre, une description et une icône

1. Cliquez sur l’icône du flux de travail en haut à gauche du générateur de flux de travail.
2. Choisissez un nom pour votre flux de travail. Celui-ci s’affichera quand le lien du flux de travail sera partagé ou encore lorsque le flux de travail publiera un message dans un canal ou enverra un message direct.
3. Le cas échéant, ajoutez une description.
4. Pour ajouter une icône personnalisée, cliquez sur Charger.

Ajouter des gestionnaires de flux de travail

Tous les gestionnaires de flux de travail que vous ajoutez disposeront des mêmes autorisations que vous en tant que créateur du flux de travail.

1. Cliquez sur l’icône des trois points   en haut à droite du générateur de flux de travail, puis sélectionnez Paramètres.
2. Cliquez sur Edit (Modifier).
3. Sous Gestionnaires de flux de travail, saisissez le nom de la personne que vous souhaitez ajouter. Sélectionnez ensuite le nom.

Configurer des autorisations d’accès

Par défaut, toute personne de votre espace de travail ou de votre organisation peut trouver et utiliser votre flux de travail. Toutefois, seuls les gestionnaires pourront en faire une copie. Voici comment modifier les autorisations par défaut :

1. Cliquez sur l’icône des trois points   en haut à droite du générateur de flux de travail, puis sélectionnez Paramètres.
2. Cliquez sur Edit (Modifier).
3. Sélectionnez une option depuis le menu déroulant Qui peut trouver et utiliser ce flux de travail ?.
4. Pour vous assurer que les personnes externes avec lesquelles vous travaillez dans Slack Connect ont la permission d’utiliser votre flux de travail, cochez la case à côté de Inclure également des entreprises externes connectées afin de les trouver et de les gérer.
5. Sélectionnez une option depuis le menu déroulant Qui peut copier ce flux de travail ?.
6. Cliquez sur Enregistrer.

publier votre flux de travail

Lorsque votre flux de travail est prêt, publiez votre flux de travail afin que vous et les membres de votre espace de travail ou de votre organisation qui en ont l’autorisation puissiez l’utilisez. 

1. Cliquez sur Terminer, en haut à droite du générateur de flux de travail.
2. Vérifiez les informations et les autorisations de votre flux de travail.
3. Cliquez sur Publier.

Et voilà ! Et voilà, vous avez créé un flux de travail. S’il se lance à l’aide d’un lien, assurez-vous de le partager dans Slack afin qu’il puisse être trouvé et utilisé.

Remarque : Les canaux Slack Connect et les personnes externes peuvent avoir accès à votre flux de travail uniquement si vos propriétaires et administrateurs ont autorisé les personnes externes à exécuter les flux de travail créés par votre organisation.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

• Tous les membres (par défaut)
• Disponible avec les forfaits payants.