Automatiser la collecte de données avec les canevas et le générateur de flux de travail

Pour recueillir et partager des informations à partir de formulaires de flux de travail, ajoutez des variables à un canevas. Lorsque les personnes remplissent un formulaire dans un flux de travail, les réponses fournies sont ajoutées dans un nouveau canevas.

Fonctionnement

• Les variables sont des espaces réservés pour des données dynamiques, fournies par une source de données. Un canevas qui comprend une variable est automatiquement mis à jour en fonction des données issues d’un formulaire créé avec le générateur de flux de travail.
• Lorsque vous ajoutez des variables à un canevas, vous apprenez à créer et à publier un flux de travail qui envoie un formulaire à vos membres.
• Chaque fois qu’une personne utilise le flux de travail pour remplir le formulaire, ses réponses apparaissent dans une copie de votre canevas, à la place des variables. Vous pouvez ensuite partager ce canevas partout dans Slack, avec les personnes de votre choix.

Étape 1 : Créer un canevas

Pour commencer, créez un canevas qui comprend les informations que vous souhaitez recueillir à l’aide d’un formulaire. Lorsqu’une personne remplit le formulaire, les variables sont remplacées, tandis que le reste du texte et de la mise en forme demeure statique. Pour que vos canevas de réponses aux formulaires vierges restent en ordre, nous vous recommandons de leur donner un titre facilement reconnaissable, par exemple Séance d’information pour l’équipe de direction de Fiction S.A. : modèle de réponse au formulaire.

1. Sur votre ordinateur, survolez Plus puis sélectionnez Canevas.
   
2. Cliquez sur Nouveau canevas ou Utiliser un modèle dans le coin supérieur droit.
3. Ajoutez du texte et mettez en forme votre canevas. Par exemple, si vous souhaitez recueillir la date à partir d’un formulaire de flux de travail, vous pouvez ajouter la ligne Date : à votre canevas.

Lorsque tout est prêt pour ajouter des variables, passez à l’étape 2. Vous avez toujours la possibilité de modifier votre canevas plus tard. 

Étape 2 : Ajouter des variables à un canevas

Les variables de votre canevas représentent un espace réservé aux données que vous allez recueillir à partir de votre formulaire de flux de travail. Lorsque vous créez une variable, elle est également incluse en tant que question dans l’étape du formulaire de flux de travail.

1. Dans le canevas, cliquez sur l’icône à trois points  , puis sélectionnez Gérer les automatisations.
2. Placez votre curseur sur la ligne de texte à laquelle vous souhaitez ajouter une variable, puis cliquez sur Ajouter une variable.
   
   • Utilisons l’exemple Date : de l’étape 1. Placez votre curseur à côté du texte statique pour ajouter une variable qui sera remplacée par la date sélectionnée dans le formulaire de flux de travail. Votre canevas ressemblera à ce qui suit :
   
3. Ajoutez un nom, puis cliquez sur Enregistrer.
4. Choisissez un type de variable (texte, personne, canal ou date). Ce choix déterminera le format des réponses de votre formulaire, mais vous pourrez toujours les modifier par la suite.
5. Cliquez sur Créer.

Lorsque vous avez terminé de créer les variables, passez à l’étape 3 : Activer le flux de travail.

Remarque : Si vous incluez la variable Personne  , le canevas inclura le profil du membre dont le nom a été saisi dans le formulaire, sans notifier celui-ci.

Étape 3 : Activer le flux de travail

Lorsque vous avez terminé d’ajouter des variables à votre canevas, suivez les instructions pour terminer la configuration du flux de travail qui collectera vos données. Le flux de travail enverra un formulaire dans lequel vos variables seront utilisées comme questions, et créera une copie du canevas contenant les réponses au formulaire.

1. Dans le canevas, cliquez sur l’icône à trois points  , puis sélectionnez Gérer les automatisations.
2. Depuis l’onglet Variables, cliquez sur Configurer.
3. Donnez un titre à votre formulaire et vérifiez les variables qui apparaissent sous forme de questions dans le formulaire. Cliquez ensuite sur la flèche Suivant  .
4. Donnez un titre au canevas qui contient les réponses au formulaire, puis cliquez sur la flèche Suivant  .
5. Sélectionnez une personne ou un canal depuis le menu déroulant pour décider où vous souhaitez partager le canevas terminé.
6. Cliquez sur Publier le flux de travail.
7. Vérifiez le résumé des étapes du flux de travail, puis cliquez sur Terminé.

Une fois le flux de travail publié, il apparaît dans l’onglet Flux de travail de la section Gérer les automatisations du canevas. Depuis là, passez à l’étape 4 : Partager le flux de travail.

Conseil : Il est aussi possible de partager le formulaire de canevas de manière dynamique à l’aide des variables de flux de travail. Sélectionnez Personne qui a exécuté le flux de travail   ou Canal dans lequel le flux de travail a été exécuté   pour déterminer si le canevas a été envoyé en fonction de ces informations.

Étape 4 : Partager le flux de travail

Le flux de travail se lance depuis un lien dans Slack. Pour autoriser vos membres à utiliser le flux de travail et commencer à recueillir les réponses au formulaire, vous devez partager le lien.

1. Dans le canevas, cliquez sur l’icône à trois points  , puis sélectionnez Gérer les automatisations.
2. Depuis l’onglet Flux de travail, survolez votre flux de travail, puis cliquez sur
   l’icône partager  .
3. Recherchez un canal ou une personne, puis cliquez sur Transférer.

Modifier le canevas

Ajouter un supprimer du texte

Vous avez la possibilité de modifier le texte ou d’ajuster la mise en forme de votre canevas à tout moment. Vos modifications ne changeront pas les canevas créés par les réponses aux formulaires de flux de travail précédents, mais les prochaines exécutions du flux de travail créeront des canevas qui reflètent vos changements.

Ajouter ou modifier des variables

Si vous souhaitez ajouter ou modifier des variables dans votre canevas, vous devez également configurer un nouveau flux de travail afin d’inclure dans le formulaire les variables mises à jour. N’oubliez pas d’annuler la publication des versions obsolètes du flux de travail pour éviter toute confusion.

Modifier vos variables

1. Sur votre ordinateur, survolez Plus puis sélectionnez Canevas.
   
2. Recherchez et sélectionnez votre canevas.
3. Survolez une variable, puis cliquez sur l’icône en forme de crayon   pour modifier son nom ou son type. Vous pouvez aussi cliquer sur l’icône en forme de poubelle   pour supprimer une variable.

Créer un nouveau flux de travail

1. Dans le canevas, cliquez sur l’icône à trois points  , puis sélectionnez Gérer les automatisations.
2. Cliquez sur l’onglet Flux de travail dans la barre latérale à droite du canevas, puis cliquez sur Créer un flux de travail.
3. Vérifiez les détails de votre flux de travail, donnez un titre à votre canevas et choisissez où le partager. Cliquez ensuite sur Publier le flux de travail.
4. Vérifiez le résumé des étapes du flux de travail, puis cliquez sur Terminé.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

• Tous les membres autorisés à créer des canevas et des flux de travail
• Disponible avec le forfait Enterprise Grid