Passer de l’e-mail à Slack

Slack vous aide à organiser vos conversations. Dans Slack, les conversations se déroulent dans des espaces dédiés appelés canaux qui remplacent votre boîte de réception surchargée. Voici quelques conseils pour vous aider à passer de conversations par e-mail à Slack plus facilement. 

Les avantages

• Collaborez avec vos interlocuteurs plus facilement et de manière centralisée.
• Effectuez des recherches dans les conversations des équipes et trouvez des réponses rapidement.
• Améliorez la collaboration et la productivité de vos équipes.

Étape 1 : Inviter des collaborateurs dans votre espace de travail

Contrairement à l’e-mail, Slack simplifie la communication en regroupant tous vos collègues sur une plateforme collaborative unique. Pour rassembler les forces de travail de votre entreprise et favoriser la collaboration, invitez vos collègues à devenir membres de votre espace de travail.

Inviter de nouveaux membres à vous rejoindre

Par défaut, toute personne appartenant à votre espace de travail peut inviter de nouveaux membres, mais les propriétaires et les administrateurs de l’espace de travail peuvent restreindre cette permission.

💡 Consultez notre article de référence pour découvrir comment inviter de nouveaux membres à rejoindre votre espace de travail.

Se connecter à des personnes externes à votre entreprise

Plutôt que de jongler entre Slack et l’e-mail, vous pouvez ajouter en tant qu’invités des personnes qui n’appartiennent pas à votre espace de travail et contrôler les canaux auxquels elles ont accès. 

Pour communiquer avec des personnes qui utilisent Slack dans une autre organisation, vous pouvez utiliser des canaux Slack Connect afin de mettre en place un espace de collaboration commun.

Inviter des membres à rejoindre des canaux

Lorsque les membres rejoignent votre espace de travail, ils peuvent explorer et rejoindre ses canaux. Vous pouvez également inviter des membres à rejoindre des canaux spécifiques. Nous vous recommandons de créer des directives pour les noms des canaux afin que les membres puissent trouver plus facilement les canaux qui les concernent.

Conseil : pour que tout le monde démarre sur les mêmes bases, définissez un ensemble de canaux par défaut dont toute personne qui rejoint votre espace de travail deviendra automatiquement membre. 

Étape 2 : utiliser les fonctionnalités Slack

De nombreuses fonctionnalités vous aideront à passer de l’e-mail à Slack :

• Envoyer des e-mails à Slack
  Vous pouvez transférer dans Slack tous les e-mails que vous recevez en activant une adresse de transfert ou en connectant l’application E-mail à votre espace de travail.
• Ajouter un lien vers votre profil Slack à votre signature d’e-mail
  Aidez vos interlocuteurs à vous retrouver plus facilement dans Slack en ajoutant un lien vers votre profil dans votre signature d’e-mail. Ce lien s’ouvre uniquement pour les membres de votre espace de travail, ce qui permet de présenter Slack en interne plus facilement.
• Utiliser des groupes d’utilisateurs en tant que listes de diffusion
  Vous avez besoin d’envoyer un message à un groupe de personnes en particulier ? Créez un groupe d’utilisateurs (tel que @marketing, @juridique ou @équipe-vente) pour contacter plusieurs personnes à la fois.
   

Étape 3 : transférer les communications dans Slack

Travailler ensemble sur des documents

Les canaux facilitent la collaboration sur un document, et les commentaires y sont accessibles par tous grâce à la fonctionnalité de recherche. Passez en revue les changements et comprenez comment les décisions ont été prises sans perdre de temps à faire des recherches dans tous vos e-mails.

Vous pouvez ajouter des fichiers dans Slack à partir de n’importe quel appareil. Avec les outils du Slack Marketplace, tels que Google Drive pour Slack, vous pouvez même contrôler les autorisations sur les fichiers sans quitter votre espace de travail. Vous pouvez notamment décider qui peut consulter un document, le modifier et y ajouter un commentaire.

Attirer l’attention sur des éléments urgents 

Indiquez la priorité d’un message en le partageant sur un canal dédié aux annonces, plutôt que d’écrire l’objet de l’e-mail tout en majuscules !

Renommez votre canal général en #annonces. Tous les utilisateurs sont membres de ce canal, et chacun verra ce que vous y publiez. Limitez le nombre de personnes autorisées à publier dans ce canal pour que celui-ci reste consacré aux informations urgentes et pertinentes. Vous pouvez également créer des canaux d’annonces spécifiques à vos besoins :

• #annonces-global : annonces concernant l’ensemble de l’organisation.
• #annonces-vente : annonces pour un département ou une équipe spécifique.
• #annonces-paris : annonces s’adressant à un site ou à un emplacement spécifique. 

Conseil : avec les applications mobiles Slack pour iOS et Android, vous pouvez rester au fait des annonces publiées où que vous soyez.

Envoyer une notification à des membres spécifiques

Vous pouvez attirer l’attention d’un utilisateur individuel ou d’un groupe entier en ajoutant une @mention à votre message, pour que cet utilisateur ou ce groupe reçoive une notification. Utilisez une mention pour envoyer une notification à une personne, et gérez les groupes d’utilisateurs de manière à faire en sorte que les bonnes personnes reçoivent vos notifications.

Étape 4 : garder un œil sur votre liste de tâches à faire

Lorsque vous n’avez pas le temps de revoir un fichier ou de répondre à des messages, nos outils intégrés vous permettent de rester organisé(e) et de reprendre votre travail plus tard.

• Définissez des rappels pour les tâches à effectuer.
  
• Enregistrez les messages et les fichiers à suivre.
• Marquez des messages comme non lus, comme vous le faites pour vos e-mails.