Creare un workflow: creare un workflow in Slack

I workflow permettono di automatizzare le attività e di lavorare in modo più efficiente su Slack. Per impostazione predefinita, tutti coloro che hanno un piano a pagamento possono creare workflow usando Workflow Builder. Se non vedi l’opzione, è possibile che i proprietari e gli amministratori abbiano ristretto l’accesso alla creazione dei workflow.

È la prima volta che utilizzi i workflow? Dai un’occhiata al nostro tutorial Cos’è un workflow di Slack? per una panoramica.

Componenti di un workflow

Prima di iniziare a usare i workflow, è opportuno comprendere i componenti che costituiscono un workflow. Mentre crei il tuo workflow, puoi personalizzare ogni componente per completare un task in Slack. 

Componente	Definizione	Esempio
Trigger	L’azione che avvia un workflow	Esistono varie opzioni per avviare un workflow, come fare clic sul pulsante Avvia workflow   o l’entrata di qualcuno in un canale.
Passaggi	Le azioni che vuoi che esegua il tuo workflow	Un passaggio in Slack può eseguire varie azioni (come inviare un messaggio o aggiungere delle persone a un canale). Puoi anche aggiungere passaggi di connettore da servizi di terze parti.
Variabile	Qualsiasi informazione inviata al workflow che può essere presa come riferimento nei passaggi successivi del workflow.	Il @tag della persona che ha avviato il workflow può essere aggiunto come variabile a un messaggio inviato dal workflow.
Pulsante	Quando viene cliccato, sposta il workflow al passaggio successivo	Dopo essere stato cliccato, un pulsante potrebbe mostrare una forma o permettere a qualcuno di fare una richiesta in un canale monitorato da un team più grande.
Manager del workflow	Un membro della tua area di lavoro autorizzato a modificare, non pubblicare ed eliminare il workflow	La persona che crea il workflow è automaticamente il manager del workflow. Per condividere la responsabilità di gestire il workflow, aggiungi altre persone come manager del workflow.

Passaggio 1: aprire Workflow Builder

1. Dal desktop, passa il puntatore su Altro   e seleziona Automazioni  .
   
2. Clicca su   Nuovo workflow in alto a destra.

Passaggio 2: scegliere in che modo avviare il workflow 

1. Sotto Avvia il workflow, fai clic su Scegli un evento  , quindi seleziona un’opzione dall’elenco:
   
     Da un link
   Condividi questo link su Slack per mostrare un pulsante Avvia workflow   che le persone possono cliccare per avviare il workflow.
   
       In base a una pianificazione
   Specifica una data, un’ora e una cadenza per il workflow. Si avvia automaticamente in base all’orario che inserisci.
   
       Quando viene usata una reazione con emoji
   Specifica un emoji e un canale. Quando qualcuno usa la reazione con emoji nel canale, si avvia il workflow.
   
       Quando una persona entra in un canale
   Specifica un canale. Ogni volta che qualcuno entra nel canale, si avvia il workflow.
   
       Quando viene aggiornato un elemento dell’elenco
   Scegli un elenco. Quando qualsiasi elemento nell'elenco viene aggiornato, si avvia il workflow. Fai clic su Aggiungi campo per avviare il workflow quando viene cambiato un campo specifico.
   
       Da un webhook
   Configurare eventi esterni per avviare il workflow.
2. Segui le istruzioni, quindi clicca su Continua. 

Nota: I workflow che si avviano con un link possono essere avviati solo da Slack. Facendo clic sul link al di fuori di Slack, questo non funzionerà.

Passaggio 3: aggiungere passaggi al workflow

Una volta deciso come avviare il workflow, i passaggi aggiunti completeranno l’attività che si desidera automatizzare. I passaggi sono la base di qualsiasi workflow. Possono eseguire delle azioni all’interno e all’esterno di Slack e quando qualcuno avvia il workflow, questi vengono eseguiti nell’ordine specificato. 

Tipi di passaggi

Passaggio	Descrizione	Chi può usare
Slack	Esegue un’azione Slack, come inviare un messaggio o aggiungere qualcuno a un canale	Tutti (per impostazione predefinita)
Connettore	Esegue un’azione in un servizio di terze parti, come aggiungere una riga in un foglio di lavoro Google o creare una nuova riunione in Zoom	Tutti (per impostazione predefinita)*
Personalizzato	Creato specificatamente per la tua organizzazione per eseguire le azioni specificate dallo sviluppatore	Collaboratori dell’app**

*Se l’approvazione delle app è abilitata per l’area di lavoro o per l’organizzazione Enterprise Grid, le app e i connettori personalizzati dovranno essere approvati prima di poterli aggiungere ai workflow.
**A meno che lo sviluppatore abbia impostato altre autorizzazioni

Aggiungi i passaggi

Per aggiungere passaggi al workflow, decidi il tipo di passaggio che desideri usare, e poi trovalo e selezionalo dalla biblioteca dei passaggi.

1. Cerca un passaggio o scegline uno dall’elenco.
2. Segui le istruzioni per configurare il passaggio, quindi clicca su Salva.

In base alle impostazioni dell’area di lavoro o dell’organizzazione Enterprise Grid, potrebbe essere necessario richiedere l’accesso o effettuare una configurazione aggiuntiva per i connettori prima di poter aggiungere quei passaggi a un workflow. Quando aggiungi un passaggio di connettore, devi autenticare un account con il servizio di terze parti affinché il workflow completi correttamente il passaggio. I creatori di workflow possono scegliere se richiedere alle singole persone che usano i workflow di eseguire l’autenticazione con il loro account o usare le proprie credenziali.

Nota: Per configurare un passaggio per inviare messaggi a un canale, è necessario disporre delle autorizzazioni per postare in quel canale. Se non disponi di tali autorizzazioni, chiedi a un proprietario o amministratore di concedertele.

Personalizzare i passaggi

Quando configuri un passaggio, vedrai l’opzione per aggiungere variabili o pulsanti. Le variabili consentono al workflow di usare le informazioni dei passaggi precedenti per elaborare i passaggi e le risposte future, mentre i pulsanti permettono al workflow di “sospendere” il flusso dei passaggi fino a quando non si clicca sul pulsante.

Variabili

Pulsanti

Le variabili disponibili in un passaggio dipendono dalle informazioni precedenti trasmesse nel workflow. Ad esempio, puoi aggiungere un passaggio Invia un messaggio al workflow e selezionare la variabile Persona che ha usato questo workflow per cambiare dinamicamente il destinatario in base alla persona che ha avviato il workflow.

1. Da un passaggio, fai clic su inserisci una variabile  . (in alcuni casi, vedrai solo l’icona delle parentesi  ).
2. Scegli dall’elenco delle variabili. Quando il workflow viene eseguito, i dati dinamici sostituiscono la variabile

Quando aggiungi un pulsante a un passaggio, questo non procederà finché qualcuno non farà clic sul pulsante. Puoi usare un pulsante per continuare il workflow, avviarne un altro o aprire un link.

1. Da un passaggio, fai clic su  Aggiungi pulsante.
2. Se vuoi, modifica il testo che compare sul pulsante o cambia il colore del pulsante.
3. Per scegliere un’azione per il pulsante, fai clic su Comportamento nel menu a tendina.
4. Fai clic su attiva/disattiva vicino a Clic singolo per disabilitare il pulsante una volta che una persona l’ha cliccato.
5. Seleziona Opzioni avanzate per permettere solo ad alcune persone di fare clic sul pulsante o per impostare una data di scadenza per disabilitare il pulsante in una determinata data e ora.
6. Clicca su Fatto e poi su Salva.

Modificare e riordinare i passaggi

Se cambi idea, puoi modificare la configurazione dei passaggi e cambiarne l’ordine di esecuzione. 

• Per modificare un passaggio fai clic sull’icona della matita  . 
• Per riordinare un passaggio, clicca su freccia su   o freccia giù   o trascinalo nella nuova posizione.

Passaggio 4: completare e pubblicare il workflow

Prima di pubblicare il workflow, devi aggiungere dei tocchi finali. Puoi sempre modificare il tuo workflow dopo averlo pubblicato per aggiornarlo, aggiungere o rimuovere i manager del workflow o modificare le autorizzazioni.

Aggiungere un titolo, una descrizione e un’icona

1. Fai clic sull'icona del workflow nell'angolo in alto a sinistra di Workflow Builder.
2. Scegli un nome per il workflow. Questo verrà visualizzato quando viene condiviso il link al workflow, il workflow posta un messaggio in un canale o manda un messaggio diretto ecc.
3. Se vuoi, aggiungi una descrizione.
4. Per aggiungere un icona personalizzata, fai clic su Carica.

Aggiungere manager del workflow

Qualsiasi manager del workflow che aggiungi avrà le stesse autorizzazioni che hai tu in qualità di creatore del workflow.

1. Clicca sull'icona dei tre puntini   nell'angolo in alto a destra di Workflow Builder, quindi seleziona Impostazioni.
2. Clicca su Modifica.
3. Sotto Manager del workflow, digita il nome della persona che desideri aggiungere. Quindi, seleziona il nome.

Impostare le autorizzazioni di accesso

Per impostazione predefinita, chiunque faccia parte della tua area di lavoro o org può trovare e utilizzare il workflow, ma solo i manager del workflow possono farne una copia. Ecco come modificare le autorizzazioni predefinite:

1. Clicca sull'icona dei tre puntini   nell'angolo in alto a destra di Workflow Builder, quindi seleziona Impostazioni.
2. Clicca su Modifica.
3. Seleziona un’opzione dal menu a tendina Chi può trovare e usare questo workflow?
4. Per assicurarti che le persone esterne con cui lavori in Slack Connect abbiano il permesso di utilizzare il tuo workflow, seleziona la casella accanto a Includi anche le organizzazioni esterne connesse per ricerca ed esecuzione.
5. Seleziona un’opzione dal menu a tendina Chi può copiare questo workflow?
6. Clicca su Salva.

pubblicare il workflow

Quando è tutto pronto, pubblica il tuo workflow così che tu e i membri della tua area di lavoro o org abilitati possiate utilizzarlo. 

1. Fai clic su Concludi nell’angolo in alto a destra del Workflow Builder.
2. Rivedi i dettagli e le autorizzazioni del workflow.
3. Clicca su Pubblica.

Tutto qui! Hai appena creato un workflow. Se si avvia con un link, assicurati di condividerlo su Slack così che le persone possano trovare e usare il tuo nuovo workflow.

Nota: i canali Slack Connect e le persone esterne possono accedere al tuo workflow solo se i proprietari e gli amministratori hanno permesso a persone esterne di eseguire i workflow creati dalla tua organizzazione.

Chi può utilizzare questa funzione?

• Tutti i membri (per impostazione predefinita)
• Disponibile per i piani a pagamento