canvas とワークフロービルダーでデータ収集を自動化する

ワークフローフォームから情報を収集して共有するには、canvas に変数を追加します。ワークフローでユーザーがフォームに記入すると、記入された回答が、新しい canvas に追加されます。

使い方

• 変数は、動的なデータのプレースホルダーであり、データソースによって提供されます。変数を含む canvas は、ワークフロービルダーを使用して作成されたフォームからのデータに基づいて自動的に更新されます。
• canvas に変数を追加すると、フォームをメンバーに送信するワークフローの作成と公開の手順全体が案内されます。
• 誰かがそのワークフローを使用してフォームに記入するたびに、変数がフォームの回答に置き換えられて canvas のコピーに表示されます。この canvas は、Slack の中でどこででも、誰とでも共有できます。

ステップ 1 : canvas を作成する

まず、フォームを使って収集する情報を含める canvas を作成します。誰かがフォームに記入すると、ほかのテキストと書式設定は変更されずに変数だけが置き換えられます。空白のフォーム回答用 canvas が整理されるよう、「ABC チームエグゼクティブブリーフィング : フォーム回答テンプレート」のようにのようにわかりやすいタイトルを使うことをお勧めします。

1. デスクトップで、 「その他」にマウスポインターを重ね、 「canvas」を選択します。
   
2. 右上の「新しい canvas」または「テンプレートから開始する」をクリックします。
3. canvas にテキストと書式設定を追加します。例えば、ワークフローフォームから日付データを収集する場合、canvas に「日付 :」の行を追加します。

変数を追加する準備が整ったら、ステップ 2 に進みます。いつでも後から戻って canvas を編集できます。 

ステップ 2 : canvas に変数を追加する

canvas 内の変数は、ワークフローフォームで収集するデータ用のプレースホルダーの役目を果たします。作成した変数は、ワークフローフォームステップの質問としても含められます。

1. canvas で （3 つのドットアイコン）をクリックしてから、「自動化を管理する」を選択します。
2. 変数を追加したいテキストラインにカーソルを合わせ、「変数を追加する」をクリックします。
   
   • ステップ 1 の「日付 :」のサンプルを使う場合、カーソルを静的テキストの横に合わせて、ワークフローフォームで選択した日付に置き換える変数を追加します。このような canvas になります。
   
3. 名前を追加してから、「保存」をクリックします。
4. 変数のタイプを選択します（テキスト、メンバー、チャンネル、日付）。これにより、フォームの回答の書式設定が決まります。ただし、後からいつでも変更できます。
5. 「作成」をクリックします。

変数の作成が完了したら、ステップ 3 に進み、ワークフローを有効にします。

注 :「Person」変数を含めると、canvas にはフォームに記入されたメンバー名のプロフィールが含まれますが、そのメンバーには通知されません。

ステップ 3 : ワークフローを有効にする

canvas への変数の追加が完了したら、プロンプトに従ってデータ収集用ワークフローのセットアップを完了させます。ワークフローは、フォームの質問として変数を使用してフォームを送信し、フォームの回答を含む canvas のコピーを作成します。

1. canvas で （3 つのドットアイコン）をクリックしてから、「自動化を管理する」を選択します。
2. 「変数」タブで「設定」をクリックします。
3. フォームにタイトルを追加し、フォームに質問として含まれている変数を確認してから、「次へ」矢印をクリックします。
4. フォームの回答を含む canvas のタイトルを追加し、「次へ」矢印をクリックします。
5. ドロップダウンメニューからメンバーまたはチャンネルを選択し、完成した canvas の共有先を決定します。
6. 「ワークフローを公開する」をクリックします。
7. ワークフローステップの概要を確認してから、「完了」をクリックします。

公開されたワークフローは、canvas の「自動化を管理する」にある「ワークフロー」タブに表示されます。ここから、ステップ 4 :「ワークフローを共有する」に進みます。

Tip : 完成した canvas フォームは、ワークフロー変数を使って動的に共有することもできます。「ワークフローを実行したユーザー」または「ワークフローが実行されたチャンネル」を選択し、これらの入力に基づいて canvas の送信先を決定します。

ステップ 4 : ワークフローを共有する

ワークフローは Slack 内のリンクから開始します。メンバーによるワークフローの使用を許可し、フォームの回答の収集を開始するには、リンクを共有する必要があります。

1. canvas で （3 つのドットアイコン）をクリックしてから、「自動化を管理する」を選択します。
2. 「ワークフロー」タブで、作成したワークフローにマウスポインターを重ねてから、
    （「共有」アイコン）をタップします。
3. チャンネルまたはメンバーを検索してから、「転送」をクリックします。

canvas を編集する

テキストを追加または削除する

テキストの編集や canvas の書式設定の調整は、いつでも実行できます。編集によって、それまでのワークフローフォームの回答から作成された canvas が変更されることはありませんが、その時点以降にワークフローを実行すると、編集内容を反映した canvas が作成されます。

変数の追加や変更を行う

canvas 内の変数の追加や変更を行う場合は、フォーム内にある更新後の変数を含む新しいワークフローの設定が必要になります。混乱を避けるため、古くなったバージョンのワークフローの公開を停止してください。

変数を編集する

1. デスクトップで、 「その他」にマウスポインターを重ね、 「canvas」を選択します。
   
2. canvas を検索して選択します。
3. 変数にマウスポインタを重ねてから、（鉛筆アイコン）をクリックして名前やタイプを変更します。削除する場合は （ごみ箱アイコン）をクリックします。

ワークフローを新規作成します

1. canvas で （3 つのドットアイコン）をクリックしてから、「自動化を管理する」を選択します。
2. canvas の右側のサイドバーで「ワークフロー」タブをクリックし、「ワークフローを作成する」をクリックします。
3. ワークフローの詳細を確認し、canvas のタイトルを追加し、canvas の共有先を決定した後、「ワークフローを公開する」をクリックします。
4. ワークフローステップの概要を確認してから、「完了」をクリックします。

誰がこの機能を利用できますか？

• canvas を作成し、ワークフローを構築できるすべてのメンバーです
• Enterprise Grid プランで利用できます。