Slack リスト : リクエストの収集とトリアージ

Slack で受け取ったリクエストを別のツールで管理する必要がある場合、タスクの追跡が面倒に感じられたり、情報が欠落したりすることがあります。リストを使用すれば、必要な情報の収集プロセスの簡素化、リクエストの迅速なトリアージ、リクエストを確認する必要がある全員がいる場所での話し合いが Slack で直接行えます。

リクエストを収集するためのフォームをセットアップする

チームが IT ヘルプデスクにサポートをリクエストする時に使用するチャンネルを作成したとします。リクエストを手動でスプレッドシートに追加するのではなく、リクエストを収集・追跡するリストを作成します。

新しいリストを作成する

リストをゼロから始めるか、いずれかのテンプレートを使用します（ヘルプリクエストテンプレートが最適です）。

1. デスクトップで、サイドバーにある  「ファイル」をクリックし、 「リスト」を選択します。
2. 右上の  「新規」をクリックしてから「新規リスト」を選択します。ヘルプリクエストトラッカーテンプレートを使用するには、「テンプレートから開始する」をクリックし、リストから選択します。

リストをカスタマイズする

含める情報に合わせてリストをカスタマイズします。「ヘルプリクエストトラッカー」テンプレートには、「リクエスト」、「カテゴリー」、「優先度」が自動的に追加されていますが、必要に応じてフィールドを追加、編集、または削除できます。

フィールドを追加する

フィールドを編集する

フィールドを削除する

1. リストの先頭行の端にある  （​プラスアイコン）​​をクリックします。
2. フィールドの名前を入力し、フィールドタイプを選択します。メッセージに従いその他のオプションを選択し、「保存」をクリックします。 

1. リストから、編集するフィールドにマウスポインターを重ねます。
2.  「フィールドを編集する」をクリックします。
3. 変更を加えて、完了したら「保存」をクリックします。

1. リストから、削除するフィールドにマウスポインターを重ねます。
2.  「フィールドを削除する」をクリックします。
3. 「はい、このフィールドを削除します」をクリックして削除を確定します。

フォームの自動化を追加する

リクエスト収集プロセスを簡素化するには、リクエストを自動的にリストに入力するフォームを作成します。

1. 右上にある「ワークフロー」をクリックします。
2. 「フォーム」の横にある「設定」をクリックします。
3. フォームの質問を確認します。 「目」アイコンをクリックし、不要なフィールドをフォームの表示対象から除きます。
4. 「ワークフローを公開する」をクリックします。フォームを共有するには、 「リンクをコピーする」または  「フォームを共有する」をクリックします。フォームを編集するには、「ワークフロービルダーで開く」をクリックします。

誰かがフォームを送信すると、リストに新しいアイテムが追加され、フィールドに回答が入力されます。

リクエストを確認してトリアージする

情報を収集してリストに自動的に追加するフォームをセットアップしたので、新しいアイテムをメンバーに割り当て、優先度を設定してトリアージできます。その後、リストを並べ替えてフィルタリングすることで、必要な方法でリストを整理できます。

アイテムを割り当ててタスクの優先度を設定する

新しいアイテムが追加されたら、それをチームメンバーに割り当てて優先度を設定し、各リクエストの担当者と最も重要なリクエストが明確になるようにします。すべてのリストには、デフォルトで「担当者」フィールドが含まれています。

1. アイテムを割り当てるには、「担当者」の下の  （人物アイコン）をクリックします。
2. メンバーをリストから選択するか、名前を検索して追加します。

並べ替えとフィルター

担当者で並べ替えたり、優先度でフィルタリングしたりして、リスト内のリクエストを自由に整理します。

1. リストから  （フィルターアイコン）をクリックします。
2. 「ビューを編集する」で、リストのアイテムを並べ替えたり、フィルタリングやグループ化を行ったり、非表示にしたりする方法を選択します。テーブルレイアウトまたはボードレイアウトを選ぶこともできます。
3. 「新規ビューとして保存する」をクリックします。保存したビューを切り替えるには、 「すべてのアイテム」をクリックします。 

背景情報を失わずに項目について話し合う

リストを適切なメンバーと共有して誰がリストにアクセスできるかを管理したり、アイテムの専用メッセージスレッドで特定のタスクについて話し合ったり、フォローアップの質問をしたりできます。

自分のリストを共有する

リストを特定のメンバーと共有したり、チャンネルで共有したりします。

1. リストの右上にある「共有」をクリックします。
2. メンバーまたはチャンネルの名前を入力し、「編集可能」ドロップダウンメニューをクリックして、相手がリストを表示または編集できるかどうかを決定し、「共有」を選択します。指定したユーザーまたはチャンネルにリストがメッセージで送信されます。
3. 一般的な権限を設定するには、「招待されたメンバーのみがアクセス可能」をクリックします。次に、「[オーガナイゼーション] のメンバーなら誰でも閲覧可能」または「[オーガナイゼーション] のメンバーなら誰でも編集可能」を選択します。

メッセージスレッドを作成する

スレッドを使用して、リスト内のアイテムについて集中的に話し合います。

1. リストで、アイテムにマウスポインターを重ね、 「コメントを追加する」をクリックしてスレッドを開始するか、 「コメントを表示する」をクリックしてスレッドを続行します。
2. メッセージを入力して送信します。

注 :サイドバーの  「スレッド」をクリックすると、ほかのスレッドと同じ場所でリストアイテムに関するメッセージスレッドを読んで返信することができます。

リストのその他の活用法