Automatizar a coleta de dados com o canvas e o Criador de fluxo de trabalho

Para coletar e compartilhar informações de formulários de fluxo de trabalho, adicione variáveis a um canvas. Quando as pessoas preenchem um formulário em um fluxo de trabalho, as respostas fornecidas são adicionadas a um novo canvas.

Como funciona

• As variáveis são espaços reservados para dados dinâmicos, fornecidos por uma fonte de dados. Um canvas que inclui uma variável é atualizado automaticamente com base em dados provenientes de um formulário criado com o Criador de fluxo de trabalho.
• Ao adicionar variáveis a um canvas, você receberá orientação para criar e publicar um fluxo de trabalho que envia um formulário a seus membros.
• Cada vez que alguém usa o fluxo de trabalho para preencher o formulário, as respectivas respostas ao formulário aparecerão em uma cópia do seu canvas no lugar das variáveis. Em seguida, esse canvas pode ser compartilhado em qualquer lugar com qualquer pessoa no Slack.

Etapa 1: Criar um canvas

Em primeiro lugar, crie um canvas que inclua as informações que você coletará com um formulário. Quando alguém preenche o formulário, as variáveis são substituídas, enquanto o restante do texto e a formatação permanecem estáticos. Para manter seus canvas de resposta de formulário em branco organizados, recomendamos o uso de um título fácil de reconhecer, como Resumo Executivo da Equipe da Empresa: modelo de resposta do formulário.

1. No seu computador, passe o cursor do mouse sobre   Mais e selecione   Canvas.
   
2. Clique em Novo canvas ou em Iniciar com um modelo no canto superior direito.
3. Adicione texto e formatação ao seu canvas. Por exemplo, se quiser coletar a data de um formulário de fluxo de trabalho, você poderá adicionar uma linha para Data: ao seu canvas.

Quando estiver tudo pronto para adicionar variáveis, passe para a etapa 2. Você sempre pode voltar e editar seu canvas mais tarde. 

Etapa 2: Adicionar variáveis ao canvas

As variáveis contidas no seu canvas representam um espaço reservado para os dados que você coletará com o seu formulário de fluxo de trabalho. Quando você cria uma variável, ela é incluída também como pergunta na etapa do formulário de fluxo de trabalho.

1. No canvas, clique no   ícone de três pontos e selecione Gerenciar automações.
2. Posicione o cursor na linha de texto à qual você deseja adicionar uma variável e clique em Adicionar variável.
   
   • Usando o exemplo de Data: da etapa 1, posicione o cursor ao lado do texto estático para adicionar uma variável que será substituída pela data selecionada no formulário de fluxo de trabalho. Seu canvas poderá ter o seguinte aspecto:
   
3. Adicione um Nome e clique em Salvar.
4. Escolha um Tipo para a variável (texto, pessoa, canal ou data). Isso determinará o formato das respostas no formulário, mas você sempre pode alterá-las posteriormente.
5. Clique em Criar.

Quando acabar de criar as variáveis, passe para a etapa 3: Habilitar o fluxo de trabalho.

Observação: Se você incluir a variável Pessoa, o canvas mostrará o perfil do membro cujo nome foi inserido no formulário, mas esse membro não será notificado.

Etapa 3: Habilitar o fluxo de trabalho

Quando acabar de adicionar variáveis ao seu canvas, siga as instruções para efetuar a configuração do fluxo de trabalho que coletará os dados. O fluxo de trabalho enviará um formulário usando suas variáveis como perguntas e criará uma cópia do canvas contendo as respostas.

1. No canvas, clique no   ícone de três pontos e selecione Gerenciar automações.
2. Na guia Variáveis, clique em Configuração.
3. Adicione um título para o formulário, revise as variáveis incluídas como perguntas nele e clique na   seta Próximo.
4. Adicione um título ao canvas que contém as respostas do formulário e clique na   seta Próximo.
5. Selecione uma pessoa ou um canal no menu suspenso para decidir onde o canvas concluído deverá ser compartilhado.
6. Clique em Publicar fluxo de trabalho.
7. Revise o resumo das etapas do fluxo de trabalho e clique em Concluído.

Quando você tiver publicado o fluxo de trabalho, ele aparecerá na guia Fluxos de trabalho na seção Gerenciar automações do canvas. Em seguida, vá para a etapa 4: Compartilhar o fluxo de trabalho.

Dica: O formulário preenchido do canvas também pode ser compartilhado dinamicamente usando variáveis de fluxo de trabalho. Selecione Pessoa que executou o fluxo de trabalho ou Canal em que o fluxo de trabalho foi executado para determinar para onde o canvas é enviado com base nessas entradas.

Etapa 4: Compartilhe o fluxo de trabalho

O fluxo de trabalho começa com um link no Slack. Para que seus membros possam usar o fluxo de trabalho e começar a coletar respostas ao formulário, você precisará compartilhar o link.

1. No canvas, clique no   ícone de três pontos e selecione Gerenciar automações.
2. Na guia Fluxos de trabalho, passe o cursor sobre o fluxo de trabalho e clique no
     ícone de compartilhar.
3. Pesquise um canal ou uma pessoa e clique em Encaminhar..

Modificar o canvas

Adicionar ou remover texto

Você pode editar o texto ou ajustar a formatação do seu canvas em qualquer momento. Suas edições não alterarão nenhum canvas que tenha sido criado por respostas anteriores ao formulário do fluxo de trabalho, mas as execuções futuras do fluxo de trabalho produzirão canvas que refletirão as edições.

Adicionar ou alterar variáveis

Caso deseje adicionar mais variáveis ou alterar as variáveis contidas no seu canvas, você precisará também configurar um novo fluxo de trabalho para incluir as variáveis atualizadas no formulário. Para evitar confusão, certifique-se de cancelar a publicação de versões obsoletas do fluxo de trabalho.

Editar suas variáveis

1. No seu computador, passe o cursor do mouse sobre   Mais e selecione   Canvas.
   
2. Pesquise e selecione seu canvas.
3. Passe o cursor sobre uma variável e clique no   ícone de lápis para alterar o Nome ou o Tipo, ou clique no   ícone de lixeira para excluí-la.

Criar um fluxo de trabalho

1. No canvas, clique no   ícone de três pontos e selecione Gerenciar automações.
2. Clique na guia Fluxos de trabalho na barra lateral no lado direito do canvas, e em seguida clique em Criar fluxo de trabalho.
3. Revise os detalhes do fluxo de trabalho, adicione um título ao canvas e decida se o canvas deverá ser compartilhado e, em seguida, clique em Publicar fluxo de trabalho.
4. Revise o resumo das etapas do fluxo de trabalho e clique em Concluído.

Quem pode usar este recurso?

• Todos os membros que podem criar canvas e construir fluxos de trabalho.
• Disponível no plano Enterprise Grid