畫板與清單的資料管理功能如何運作

畫板與清單是在 Slack 中協作和分享資訊的方式，相當安全。請繼續閱讀，深入瞭解在 Slack 中使用這些工具工作時，安全性與資料管理功能如何運作。

資料保留、編輯與刪除

畫板與清單共用保留政策。你所選擇的政策將套用到所有畫板 (包括頻道畫板) 與清單。可用的保留政策以你的方案為準。

在你手動刪除畫板與清單，或者系統依據保留政策刪除畫板與清單之前，會保留畫板與清單的下列資料：

• 畫板與清單的內容
• 版本記錄
• 留言對話串

注意：若保留政策設定是在特定天數內保留畫板與清單，則只要有人編輯畫板或清單，這段保留期間就會重設。

匯出工具

畫板

當你匯出工作空間資料時，HTML 格式就會包含最新一個版本的畫板。如果你的工作空間或 Enterprise Grid 組織可以匯出所有對話的資料，匯出資料裡就會包含舊版畫板。含有畫板的匯出資料會包含下列內容：

• 目前的畫板文字內容
• 畫板的版本記錄（如果有啟用匯出所有對話的資料）
• 錨定留言
  若畫板有任何留言，匯出資料會加註相關檔案對話訊息的參照 (訊息是指包含該則留言文字的訊息)。
• 內嵌檔案
  若畫板含內嵌檔案，匯出資料會加註相關頻道訊息的參照 (訊息是指包含下載網址的訊息)。

清單

當你匯出工作空間資料時，JSON 格式就會包含最新一個版本的清單。含有清單的匯出資料會包含下列內容：

• 最新版清單的的簡要說明
  簡要說明包括任何已儲存的檢視、共用之清單的記錄、欄位和項目的有限資料。
• 關於項目的留言
  若清單有任何留言，匯出資料會加註相關檔案對話訊息的參照 (訊息是指包含該則留言文字的訊息)。
• 版本記錄
  對於要求從所有公開頻道、私人頻道和私訊 (DM)匯出資料的工作空間和組織，清單將加註版本記錄。 

提示：深入瞭解如何讀取 Slack 資料匯出內容。

Discovery API 和稽核記錄 API

在 Enterprise Grid 方案中，組織擁有者可以使用 eDiscovery 和防止資料遺失 (DLP) 應用程式審查和管制畫板與清單中的內容。現有 Discovery API 端點可用於下載和掃描畫板與清單，也可用於執行將內容刪除或加上刪除標記等操作。

Discovery API

稽核記錄 API

畫板可執行的操作：

• 刪除使用 API 的畫板
• 取得畫板的直接連結
• 擷取最近建立或編輯的畫板
• 查看畫板編輯時間

• 擷取畫板中的留言
• 擷取畫板的版本記錄
• 加上刪除標記及還原訊息中分享的畫板

清單可執行的操作：

• 取得清單中繼資料
• 擷取清單的直接連結，並以 JSON 格式下載最新版本和上一個版本。
• 擷取清單對話串訊息，刪除的對話串訊息或訊息編輯

• 擷取最近建立或編輯的清單
• 加上刪除標記及還原訊息中分享的清單

系統會擷取畫板的下列稽核記錄活動：

• 畫板已建立、已編輯或已刪除
• 畫板已加上刪除標記或已還原
• 畫板已開啟
• 畫板已分享或未分享
• 畫板已下載

• 畫板存取權已授予、已撤銷、已升級或降級
• 畫板版本記錄已啟用或已停用
• 連結分享已啟用或已停用

系統會擷取清單的下列稽核記錄活動：

• 清單已建立
• 清單已刪除
• 清單標題已更新
• 清單圖示已更新
• 清單已轉換為範本
• 清單範本已還原
• 清單儲存格已更新
• 清單欄已建立、已更新、已刪除或已還原
• 清單列已建立、已更新或已刪除

• 清單檢視畫面已建立、已更新或已刪除
• 清單存取權已撤銷、已新增、已升級或已降級
• 清單已下載
• 清單連結分享已啟用或已停用
• 清單已開啟
• 清單已加上刪除標記或已還原
• 清單擁有者資格已轉移

企業金鑰管理

企業金鑰管理 (EKM) 讓客戶可以使用自己的加密金鑰控制資料。畫板與清單使用相同的重要加密流程，如同 Slack 訊息及檔案一般，所以，若你已經設定了組織的企業金鑰管理，就不需要再另外為畫板或清單進行任何設定。

• 金鑰輪替
  若輪替加密金鑰，系統會使用新的金鑰將畫板資料重新加密。
• 金鑰撤銷
  你可以依照撤銷檔案的程序撤銷畫板存取權。

資料常駐

Slack 的資料常駐支援你選擇要將特定類型的資料儲存在哪一個區域。對於你在設定資料常駐之後建立的畫板與清單，當中的資料將儲存在你選取的區域中。對於你在啟用資料常駐之前建立的任何畫板或清單，當中的資料仍會儲存在美國。

法律封存

在 Enterprise Grid 組織中，凡有法律封存管理員系統角色的成員，都可以為特定成員設定法律封存，保留該成員在 Slack 中的訊息和檔案。設定給成員的法律封存將會覆蓋畫板與清單的資料保留政策。畫板與清單在刪除時不會被清除，也不會因年齡而自動被清除。

頻道或私訊畫板

單獨建立的畫板

清單

如果頻道或私訊 (DM) 畫板所在對話的保管人目前是或曾經是對話成員，畫板就必須進行法律封存。在保留的有效期限內，頻道或畫板內無需有任何活動。

畫板如果符合以下兩項條件，即可賦予法律封存：

• 與其中一名封存保管人相關。
• 在保留期間處於活躍狀態。

與保管人相關聯
下列條件決定畫板是否與保管人相關聯：

• 是保管人在封存期間結束前建立的。
• 在封存期間結束前分享至某個已經封存的頻道。
• 在保留期結束前由保管人編輯

在決定畫板是否與保管人相關聯時，不需考慮下列條件：

• 保管人檢視過該畫板。
• 保管人在該畫板的檔案對話中。
• 保管人已在該畫板加星號或將該畫板儲存到「稍後」。

在保留期間處於活躍狀態
如要將畫板視為在保留期間處於活躍狀態，畫板必須符合以下條件：

• 是在封存期間建立或刪除的。
• 是在封存期間分享到某個已經封存的頻道。
• 在封存期間有任何人編輯過其內容。
• 曾在保留期間由任何人建立、編輯或刪除留言。

清單如果符合以下兩項條件，即可賦予法律封存：

• 與其中一名封存保管人相關。
• 在保留期間處於活躍狀態。

與保管人相關聯
下列條件決定清單是否與保管人相關聯：

• 是保管人在封存期間結束前建立的。
• 在封存期間結束前分享至某個已經封存的頻道。
• 在保留期結束前由保管人編輯

在決定清單是否與保管人相關聯時，不需考慮下列條件：

• 清單或記錄是由保管人開啟的。
• 保管人已在清單上加星號或將該清單儲存到「稍後」。
• 保管人在該清單的檔案對話中。
• 保管人訂閱/取消訂閱清單項目。

在保留期間處於活躍狀態
如要將清單視為在保留期間處於活躍狀態，清單必須符合以下條件：

• 是在封存期間建立或刪除的。
• 是在封存期間分享到某個已經封存的頻道。
• 在封存期間有任何人編輯過其內容。
• 曾在保留期間由任何人建立、編輯或刪除留言。

注意：在保留期間讀取畫板或清單不能使畫板或清單符合「在保留期間處於活動狀態」標準。