自訂 Slack 中的資料保留

在付費方案中，Slack 會在工作空間的存留期內保留所有訊息、畫板、清單和檔案 (包括語音和影片剪輯)。如有需要，可以調整保留設定，在經過特定期間之後自動刪除工作空間的資料。你也可以允許成員編輯個別頻道和私訊 (DM) 的訊息保留設定。

使用須知

• 若使用 Slack 免費版，工作空間中超過一年的資料會依序刪除。若使用付費方案，Slack 預設會在工作空間的存留期內保留資料。
• 根據保留設定刪除的資料會遭永久刪除。請小心調整這些設定。
• 刪除作業每天執行一次，因此保留設定變更後資料很快就會遭刪除。
• 保留設定將套用到所有訊息、檔案、畫板和清單，包括已釘選或已儲存的部分。

調整保留訊息設定

免費方案

Pro 和 Business+ 方案

Enterprise Grid 方案

設定對話的保留訊息功能時，工作空間擁有者可以從下列選項中選擇：

• 保留訊息一年，但不要追蹤編輯或刪除內容
  Slack 會將所有訊息保留一年，但不會追蹤編輯或刪除訊息。訊息會在一年後永久刪除。
• 保留訊息 90 天，包括編輯與刪除內容
  Slack 會在 90 天後刪除訊息，以及編輯和刪除的內容。

備註：如使用免費方案，套用基本資料保留設定後，即可自動刪除隱藏的訊息與檔案。

1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
   
2. 從功能表選取「工具與設定」，然後按一下「工作空間設定」。
3. 按一下「訊息歷程」旁的「展開」。
4. 從下拉式功能表選取偏好的保留設定。
5. 按一下「儲存」。
6. 若要確認變更，請按一下「確認」。

設定對話的保留訊息功能時，工作空間擁有者可以從下列選項中選擇：

• 全部保留
  Slack 將保留所有訊息，並追蹤編輯訊息和刪除訊息。
• 保留訊息，但不要追蹤修訂
  Slack 將保留所有訊息，但不會追蹤編輯或刪除訊息。
• 在特定時間範圍後刪除訊息 
  Slack 會在指定的時間範圍之後刪除訊息。

備註：在 Business+ 方案中，如果工作空間已獲核准從所有對話匯出資料，你就可以選擇從頻道刪除訊息，但仍可查看以匯出資料形式保留的訊息。

1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
   
2. 從功能表選取「工具與設定」，然後按一下「工作空間設定」。
3. 按一下「訊息歷程」旁的「展開」。
4. 從下拉式功能表選取偏好的保留設定。
5. 按一下儲存。
6. 勾選方塊確認變更，然後按一下「儲存」。

身為組織擁有者，你可以設定保留訊息政策，並套用至組織內所有工作空間。當政策正在運行時，工作空間擁有者將不會有可以調整所管理工作空間的保留訊息設定的選項。組織擁有者也可以設定政策，在系統根據保留訊息政策永久刪除訊息前將訊息隱藏。設定對話的保留訊息功能時，你可以從下列選項中選擇：

• 全部保留
  Slack 將保留所有訊息，並追蹤編輯訊息和刪除訊息。
• 保留訊息，但不要追蹤修訂
  Slack 將保留所有訊息，但不會追蹤編輯或刪除訊息。
• 在一段特定期間後刪除訊息
  Slack 會在指定的時間範圍之後刪除訊息。

備註：如果組織已獲准從所有對話匯出資料，你可以選擇從頻道和私訊刪除訊息，但讓人員可透過匯出 JSON 格式的訊息來查看訊息內容。

設定組織層級的保留訊息政策

如要設定組織的保留訊息政策或隱藏訊息政策，請聯絡我們的支援團隊。設定政策時，Slackbot 會通知主要組織擁有者，並請求核准套用政策。如果被核准了，Slackbot 將會向每一位工作空間擁有者通知保留設定的變更。

檢視組織層級的保留訊息政策

1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
   
2. 從功能表選取「工具與設定」，然後按一下「組織設定」。
3. 按一下左側列的設定，然後選擇歷程。

設定工作空間層級的保留訊息設定

注意：如果保留政策已被設定於組織層級，工作空間擁有者將無法調整各自工作空間的保留訊息設定。

1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
   
2. 從功能表選取「工具與設定」，然後按一下「工作空間設定」。如果你管理的工作空間不只一個，請從下拉式功能表選擇其中一個工作空間。
3. 按一下「訊息歷程」旁的「展開」。
4. 從下拉式功能表選取偏好的保留設定。
5. 按一下儲存。
6. 勾選方塊確認變更，然後按一下「儲存」。

注意：請注意，保留設定會影響匯出檔案顯示的內容。

允許對話特定的保留設定

使用付費方案的工作空間擁有者和組織擁有者可允許人員使用下列選項撤銷個別對話的保留設定並編輯保留訊息：

• 成員撤銷可讓使用付費方案的成員針對私人頻道及個人私訊對話設定訊息保留期限。工作空間擁有者也將能為公開頻道調整此設定。 
• 管理員撤銷可讓 Business+ 和 Enterprise Grid 方案的管理員使用頻道管理工具，編輯頻道的保留訊息。

Pro 和 Business+ 方案

Enterprise Grid 方案

1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
   
2. 從功能表選取「工具與設定」，然後按一下「工作空間設定」。
3. 按一下「訊息歷程」旁的「展開」。
4. 勾選讓工作空間成員撤銷這些設定旁邊的方塊。
5. 按一下「儲存」。
6. 勾選方塊以確認變更，然後按一下「套用新設定」。

設定保留訊息撤銷政策

身為組織擁有者，你可以設定政策，讓管理員或成員針對 Enterprise Grid 組織每個工作空間中的個別對話，撤銷保留設定並調整保留訊息。此政策正在運行時，工作空間擁有者將不會有選項可以調整所管理工作空間的保留訊息設定。

聯絡我們的支援團隊，為組織設定此政策。 設定政策後，Slack 機器人會通知組織主要擁有者，並請求套用政策。如果被核准了，Slackbot 將會向每一位工作空間擁有者通知保留設定的變更。

檢視保留訊息撤銷政策

1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
   
2. 從功能表選取「工具與設定」，然後按一下「組織設定」。
3. 按一下左側欄的「設定」，然後選取「訊息和檔案記錄」。
4. 查看「訊息歷程撤銷」旁的政策。

設定工作空間層級的保留訊息撤銷政策

注意：如果保留政策已被設定於組織層級，工作空間擁有者將無法調整各自工作空間的保留訊息設定。

1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
   
2. 從功能表選取「工具與設定」，然後按一下「工作空間設定」。如果你管理的工作空間不只一個，請從下拉式功能表選擇其中一個工作空間。
3. 按一下「訊息歷程」旁的「展開」。
4. 勾選「允許成員在私人頻道中設定各自的訊息歷程」旁的方塊。
5. 按一下「儲存」。
6. 勾選方塊以確認變更，然後按一下「套用新設定」。

注意：保留設定無法套用至已刪除頻道中的訊息。刪除頻道後，無論工作空間的保留設定為何，訊息和修訂皆會遭永久刪除。

調整檔案保留設定

設定檔案保留設定時，根據你的方案可以選擇的選項。

免費方案

Pro 和 Business+ 方案

Enterprise Grid 方案

設定檔案保留功能時，工作空間擁有者可以從下列選項中選擇：

• 保留檔案一年，但不要保留已刪除的內容
  Slack 會將所有分享的檔案保留一年，超過一年後則永久刪除。系統不會追蹤已刪除的檔案。
• 保留檔案 90 天，包括已刪除的內容
  Slack 會在 90 天過後永久刪除檔案 (程式碼片段、上傳的檔案，以及透過 Dropbox 或 Google Drive 等第三方應用程式分享的檔案)。

注意：透過第三方應用程式分享的檔案，仍會儲存於其原本所在的服務空間。從 Slack 刪除它們不會影響原始檔案。

1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
   
2. 從功能表選取「工具與設定」，然後按一下「工作空間設定」。
3. 按一下「檔案記錄」旁的「展開」。
4. 選取偏好的保留設定。
5. 按一下「儲存」。
6. 勾選是，請套用這些新設定，然後按一下確認。

設定檔案保留功能時，工作空間擁有者可以從下列選項中選擇：

• 保留所有檔案
  Slack 會在工作空間的存留期內保留所有分享檔案。
• 保留檔案，但只保留幾天
  Slack 會永久刪除你所選天數之後的檔案 (程式碼片段、上傳的檔案，以及透過 Dropbox 或 Google Drive 等第三方應用程式分享的檔案)。
• 保留所有檔案，包括已刪除的檔案
  Slack 會在工作空間的存留期內保留所有檔案。可透過所有對話的匯出和 Discovery API 使用已刪除的檔案。
• 保留檔案 (包括已刪除的檔案)，但只保留特定天數
  Slack 會永久刪除你所選天數之後的檔案 (程式碼片段、上傳的檔案，以及透過第三方應用程式分享的檔案)。可透過所有對話的匯出和 Discovery API 使用已刪除的檔案。

注意：透過第三方應用程式分享的檔案，仍會儲存於其原本所在的服務空間。從 Slack 刪除它們不會影響原始檔案。

1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
   
2. 從功能表選取「工具與設定」，然後按一下「工作空間設定」。
3. 按一下「檔案記錄」旁的「展開」。
4. 選取偏好的保留設定。
5. 按一下「儲存」。
6. 勾選是，請套用這些新設定，然後按一下確認。

身為組織擁有者，你可以設定檔案保留政策，並套用至組織內所有工作空間。若要這麼做，請聯絡我們的支援團隊。設定檔案保留功能時，組織擁有者可以從下列選項中選擇：

• 保留所有檔案
  Slack 將在你的 Enterprise Grid 組織的生命週期內保留所有共用檔案。
• 保留檔案，但只保留幾天
  Slack 會永久刪除你所選天數之後的檔案 (程式碼片段、上傳的檔案，以及透過 Dropbox 或 Google Drive 等第三方應用程式分享的檔案)。
• 保留所有檔案，包括已刪除的檔案
  Slack 將在你的 Enterprise Grid 組織的生命週期內保留所有檔案。可透過所有對話的匯出和 Discovery API 使用已刪除的檔案。
• 保留檔案 (包括已刪除的檔案)，但只保留特定天數
  Slack 會永久刪除你所選天數之後的檔案 (程式碼片段、上傳的檔案，以及透過第三方應用程式分享的檔案)。可透過所有對話的匯出和 Discovery API 使用已刪除的檔案。

當套用新保留政策時，Slackbot 將通知組織主要擁有者並請求他們核准應用程式更新。

注意：透過第三方應用程式分享的檔案，仍會儲存於其原本所在的服務空間。從 Slack 刪除它們不會影響原始檔案。

檢視檔案保留政策

1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
   
2. 從功能表選取「工具與設定」，然後按一下「組織設定」。
3. 按一下左側列的設定，然後選擇歷程。
4. 檢視「檔案上傳」旁的政策。

注意：目前尚無法設定特定對話的檔案保留設定。

調整畫板和清單的保留設定

設定 Slack 畫板和清單的保留設定時，可以選擇的選項依據你的方案而定。

注意：透過匯出項目擷取畫板時，只會包含最新版本，除非工作空間或組織可以從所有頻道和對話匯出資料。

免費方案

Pro 和 Business+ 方案

Enterprise Grid 方案

設定頻道畫板保留時，工作空間擁有者可以從下列選項中選擇：：

• 保留所有畫板和清單
  Slack 會將頻道畫板和任何清單中的所有內容保留一年，之後就會永久刪除。
• 僅將畫板和清單保留 90 天
  Slack 將在 90 天後永久刪除頻道畫板和任何清單的內容。

1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
   
2. 從功能表選取「工具與設定」，然後按一下「工作空間設定」。
3. 按一下「畫板記錄」旁的「展開」。
4. 選取偏好的保留設定。
5. 按一下「儲存」。
6. 勾選是，請套用這些新設定，然後按一下確認。

工作空間擁有者可從下列選項中選擇會套用到所有清單與畫板類型的保留政策：

• 保留所有畫板與清單
  Slack 將在工作空間的整個生命週期中保留所有畫板與清單。已手動刪除的畫板與清單將不會保留，也不會顯示在匯出。
• 保留畫板與清單，但只保留特定天數
  Slack 將在你選擇的天數後永久刪除所有畫板與清單。
• 保留所有畫板與清單，包括已刪除的畫板與清單
  Slack 將在工作空間的整個生命週期中保留所有畫板與清單。可透過匯出所有對話和 Discovery API 使用已刪除的畫板與清單 (包括手動刪除的畫板與清單)。
• 保留畫板與清單，包括已刪除的畫板與清單，但只保留特定天數
  Slack 將在你選擇的天數後永久刪除畫板與清單。可透過匯出所有對話和 Discovery API 使用已刪除的畫板與清單，直到指定時間為止。

1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
   
2. 從功能表選取「工具與設定」，然後按一下「工作空間設定」。
3. 按一下「畫板與清單記錄」旁的「展開」。
4. 選取偏好的保留設定。
5. 按一下「儲存」。
6. 勾選是，請套用這些新設定，然後按一下確認。

身為組織擁有者，你可以設定畫板與清單保留政策，並套用至組織內所有工作空間。若要這麼做，請聯絡我們的支援團隊。下列的政策選項會套用到所有清單與畫板類型：

• 保留所有畫板與清單
  Slack 將在你的 Enterprise Grid 組織的生命週期內保留所有畫板與清單。已手動刪除的畫板與清單將不會保留，也不會顯示在匯出。
• 保留畫板與清單，但只保留特定天數
  Slack 將在你選擇的天數後永久刪除所有畫板與清單。
• 保留所有畫板與清單，包括已刪除的畫板與清單
  Slack 將在你的 Enterprise Grid 組織的生命週期內保留所有畫板與清單。可透過匯出所有對話和 Discovery API 使用已刪除的畫板與清單 (包括手動刪除的畫板與清單)。
• 保留畫板與清單，包括已刪除的畫板與清單，但只保留特定天數
  Slack 將在你選擇的天數後永久刪除畫板與清單。可透過匯出所有對話和 Discovery API 使用已刪除的畫板與清單。

當套用新保留政策時，Slackbot 將通知組織主要擁有者並請求他們核准應用程式更新。

檢視畫板與清單保留政策

1. 從桌面按一下側欄中的工作空間名稱。
   
2. 從功能表選取「工具與設定」，然後按一下「組織設定」。
3. 按一下左側列的設定，然後選擇歷程。
4. 檢視「畫板與清單」旁的政策。

誰可以使用此功能？

• 工作空間擁有者與組織擁有者
• 適用於所有方案