使用畫板和工作流程建立自動收集資料

要從工作流程表單收集和分享資訊，請將變數新增至畫板。人員在工作流程中填寫表單時，他們提供的表單回應將新增到新的畫板中。

運作方法

• 變數是動態資料的預留位置，由一個資料來源提供。包含變數的畫板會根據使用工作流程建立工具建立的表單資料自動更新。
• 將變數新增至畫板時，系統會引導您完成建立並發布工作流程，該工作流程會將表單傳送給你的成員。
• 每當有人使用該工作流程填寫表單時，他們的表單回應都會出現在您的畫板副本中，以取代變數。此畫板隨後可在 Slack 中與任何人分享。

步驟 1：建立畫板

首先，建立畫板，它包含你將透過表單收集之資訊。有人填寫表單時，變數會被取代，而其餘文字和格式維持不變。若要讓空白表單回應畫板井然有序，建議你使用容易識別的標題，例如：A 公司團隊執行簡報：表單回應範本。

1. 在桌面將游標暫留在「 更多」上方，然後選取「 畫板」。
   
2. 按一下右上角的「新畫板」或「從範本開始」。
3. 將文字和格式設定新增至畫板。例如，如果你想要從工作流程表單中收集日期，你可以在畫板上新增一行「日期：」。

準備好要新增變數時，請繼續進行到步驟 2。你稍後隨時都能回來編輯畫板。 

步驟 2：將變數新增至畫板

畫板中的變數代表一個預留位置，用於收集你透過工作流程表單所收集的資料。您建立變數時，它也將作為問題包含在工作流程表單步驟中。

1. 從畫板，按一下「  三個點圖示」，然後選取「管理自動化」。
2. 將游標暫留在你想要新增變數的那一行文字上，然後按一下「新增變數」。
   
   • 使用步驟 1 中的「日期：」範例，將游標暫留在靜態文字旁以新增變數，在工作流程表單中選取的日期會取代該變數。你的畫板可能看起來像這樣：
   
3. 新增「名稱」，然後按一下「儲存」。
4. 為變數選擇「類型」 (文字、人員、頻道或日期)。這將決定你表單回覆的答案格式，但你稍後隨時都能加以變更。
5. 按一下「建立」。

完成建立變數後，請繼續進行到步驟 3：啟用工作流程。

注意：如果包含 人員變數，畫板將包含在表單中輸入之成員姓名的個人檔案，但不會通知該成員。

步驟 3：啟用工作流程

完成將變數新增至畫板後，請依照提示完成將收集資料之工作流程的設定。工作流程將使用你的變數作為表單問題來傳送表單，並將建立包含表單回應的畫板副本。

1. 從畫板，按一下「  三個點圖示」，然後選取「管理自動化」。
2. 從「變數」標籤，按一下「設定」。
3. 新增表單標題，並檢閱表單中作為問題的變數，然後按一下「  下一步箭頭」。
4. 為包含表單回應的畫板新增標題，然後按一下「  下一步箭頭」。
5. 從下拉式功能表中選取人員或頻道，以決定完成的畫板應分享至何處。
6. 按一下「發布工作流程」。
7. 檢閱工作流程步驟摘要，然後按一下「完成」。

發布工作流程後，它將出現在畫板「管理自動化」區段下的「工作流程」標籤中。從這裡，繼續進行到步驟 4：分享工作流程。

提示：已完成的畫板表單也可以使用工作流程變數動態共享。選取「  執行工作流程的人員」或「  執行工作流程的頻道」來決定根據這些輸入將畫板傳送到哪裡。

步驟 4：分享工作流程

工作流程從 Slack 中的連結開始。若要讓成員使用工作流程，並開始收集表單回覆，你必須分享連結。

1. 從畫板，按一下「  三個點圖示」，然後選取「管理自動化」。
2. 在「工作流程」標籤上，將游標暫留在工作流程上，然後按一下
   「  分享圖示」。
3. 搜尋頻道或人員，然後按一下「轉寄」。

編輯畫板。

新增或移除文字

你隨時都能編輯畫板的文字或調整畫板的格式。你所做編輯不會變更任何由之前工作流程表單回應建立的畫板，但未來的工作流程執行將產生反映你所做編輯的畫板。

新增或變更變數

如果你想要新增更多變數或變更你畫板中的變數，你也需要設定新的工作流程，以包含表單中更新的變數。請務必取消發布過時的工作流程版本，以避免混淆。

編輯變數

1. 在桌面將游標暫留在「 更多」上方，然後選取「 畫板」。
   
2. 搜尋並選取您的畫板。
3. 將游標暫留在變數上，然後按一下「  鉛筆圖示」以變更其名稱或類型，或按一下「  垃圾桶圖示」加以刪除。

建立新的工作流程

1. 從畫板，按一下「  三個點圖示」，然後選取「管理自動化」。
2. 按一下畫板右側側欄中的「工作流程」標籤，然後按一下「建立工作流程」
3. 檢閱工作流程詳細資料，新增畫板標題並決定應在何處分享畫板，然後按一下「發布工作流程」。
4. 檢閱工作流程步驟摘要，然後按一下「完成」。

誰可以使用此功能？

• 所有可以建立畫板和建立工作流程的成員。
• 適用於 Enterprise Grid 方案