由電子郵件移轉至 Slack

Slack 可協助你整理對話使其井然有序。相對於塞爆的單一收件匣，Slack 中的對話都在稱為「頻道」的專屬空間內進行。以下提供的各項提示，可協助你由電子郵件對話轉移至 Slack。

效益

• 讓所有人都在同一個地方掌握相同資訊，工作更輕鬆。
• 搜尋團隊對話並快速獲得答案。
• 加強團隊協作和生產力。

步驟 1：邀請人員加入工作空間

有別於電子郵件，Slack 可讓你將所有共事者集合在單一協作中心，讓開始對話和追蹤通訊內容變得再容易不過。你可以邀請同事成為自己工作空間的成員，讓全公司都在一起工作。

邀請新成員加入

根據預設，工作空間之中的任何人都可以邀請新成員，不過工作空間擁有者及管理員可限制此項權限。

💡 請繼續閱讀瞭解如何邀請新成員加入工作空間。

連結公司外部人員

與其將時間分散在 Slack 及電子郵件之間，你可以讓工作空間以外的人員以訪客身分加入，並控制他們有權存取的頻道。 

若要連結在不同組織中使用 Slack 的人員，你可以使用 Slack Connect 建立共同空間以便一起工作。

邀請成員加入頻道

成員加入你的工作空間後，就可以瀏覽及加入頻道，而你也可以主動邀請成員加入頻道。我們建議訂定頻道命名準則，讓人員能夠更輕易找到正確頻道以協助完成工作。

提示： 為了讓所有人都掌握相同資訊，請指定一組新手預設頻道，只要加入工作空間就會自動成為該頻道的成員。 

步驟 2：改為使用 Slack 的各項功能

有許多功能可協助你順利轉移離開電子郵件：

• 寄送電子郵件給 Slack
  你可以將收到的所有電子郵件轉寄至 Slack，一種方法是啟用轉寄地址，另一種方法則是將電子郵件應用程式連結至工作空間。
• 在電子郵件簽名中連結至自己的 Slack 個人檔案
  你可在電子郵件簽名中分享個人檔案連結，協助他人在 Slack 找到你。 連結只會開放給你的工作空間成員，非常適合用於在組織內部介紹 Slack。
• 利用使用者群組作為發佈清單
  需要傳送訊息給特定群組人員嗎？你可以建立使用者群組，例如 @marketing、@legal 或 @sales-team 等等，這樣就能一次通知好幾個人。
   

步驟 3：將通訊移往 Slack

一起合作處理文件

頻道可協助所有人輕鬆協作文件，並且能夠搜尋評論及意見回饋。你可以檢閱變更以瞭解決策制訂過程，不必在一大串的電子郵件中苦苦搜尋。

你可由任何裝置新增檔案至 Slack。Slack Marketplace 所提供的工具，像是 Slack 版 Google 雲端硬碟甚至可讓你從工作空間控制檔案權限，包括決定哪些使用者可以檢視、編輯文件並在當中留言。

讓大家關注緊急項目 

你可以在指定的公告頻道分享訊息，以傳達該訊息的優先程度，而不必在電子郵件主旨行全部使用大寫！

將你的公開區頻道 重新命名為 #公告。每個人都是該頻道的成員，這樣全公司都會看見你張貼的貼文。限制 允許在頻道貼文的成員，以便讓頻道聚焦於緊急的相關資訊。你也可以依據你的需求建立特定的公告頻道：

• #公告-全公司：以全組織為對象的公告。
• #公告-業務部：以特定部門或團隊為對象的公告。
• #公告-紐約：以特定辦公室或地點為對象的公告。

提示：Slack 提供適用於 iOS 及 Android 的行動應用程式，不論在任何地方，你都能隨時掌握最新公告內容。

通知特定成員

如果需要有效獲得個人或群組關注，你可以在訊息中納入 @提及，以通知個人或使用者群組。你可以提及成員以通知個人，並管理使用者群組確保通知適當人員。

步驟 4：掌握自己的待辦清單

如果你沒有空檢閱檔案或回覆訊息，可利用我們的內建工具協助你整理並於稍後追蹤。

• 針對未來工作設定提醒。
  
• 儲存訊息與檔案以便繼續追蹤。
• 將訊息標示為未讀，就像電子郵件一樣。